¿Cómo configurar QuickBooks Desktop: una guía paso a paso?

Saber cómo configurar QuickBooks Desktop es importante, ya sea que sea nuevo en el software de contabilidad Intuit o que esté cambiando de otro sistema. En este artículo te explicaremos paso a paso el proceso completo. Siga las instrucciones detalladas que se mencionan a continuación para ejecutar QuickBooks Desktop en su sistema. Entremos en detalles y pongamos en marcha sus operaciones financieras.

Descargar QuickBooks de escritorio

Cuando haya comprado el último software QuickBooks Desktop y haya iniciado sesión en su cuenta de Intuit, haga clic aquí para descargar QuickBooks Desktop o siga los pasos que se mencionan a continuación:

• Vaya a la página Productos y servicios en el panel de su cuenta de Intuit.
• Ahora, elija Sí, No o No estoy seguro si desea utilizar QuickBooks Desktop en modo multiusuario.
• Elige tu país preferido.
• Seleccione la edición (Pro, Premier o Enterprise) según sus requisitos.
• Busque la última versión de QB en la lista de productos y haga clic en ella.
• Después de esto, se lo dirigirá a la página de descarga de QuickBooks Desktop 2024.
• Finalmente, presione descargar desde aquí para iniciar el proceso de descarga.

¿Cómo instalar QuickBooks Desktop?

Antes de comenzar la instalación, asegúrese de tener descargada la última versión de QuickBooks en su sistema. Además, tenga a mano el número de producto y de licencia. Una vez hecho esto, ubique el archivo de instalación en su escritorio y haga doble clic para comenzar el proceso de instalación de QuickBooks Desktop. Esto es lo que debes hacer:

• Localice el archivo descargado donde pueda encontrarlo fácilmente.
• Ejecute el ejecutable de QuickBooks descargado (QuickBooks.exe).
• Considere seguir los pasos que aparecen en pantalla:
• Acepte el acuerdo de licencia de software y luego haga clic en la pestaña Siguiente.
• Ingrese sus números de producto y licencia. Luego presione Siguiente.

Para obtener ayuda instantánea para configurar QuickBooks Desktop, debe llamar a +1-802-778-9005 y hablar con el representante de QuickBooks en vivo.

¿Cómo registrar/activar QuickBooks Desktop?

El usuario tiene dos opciones a la hora de activar el software de escritorio QuickBooks:

Método 1: llame a Intuit para registrarse o activar QuickBooks Desktop

Este método es útil en dos escenarios:

• Cuando encuentre problemas durante el proceso de registro.
• Cuando busque un enfoque alternativo para completar el registro.

Sigue estos pasos:

• Abra QuickBooks Desktop en su computadora después de completar el proceso de instalación.
• Vaya al menú superior de QuickBooks.
• Seleccione la opción del menú Ayuda.
• Elija Acerca de QuickBooks en el menú desplegable.
• Presione las teclas Ctrl + R y P en su teclado.
• Aparecerá una ventana de información que muestra detalles sobre su cuenta de QuickBooks.
• Utilice la información proporcionada para conectarse con la línea de registro de Intuit.
• Comparta todos los detalles necesarios durante la llamada.
• Intuit te proporcionará un código de validación; Asegúrese de anotarlo para su custodia.
• Finalmente, ingrese el código de validación para activar o registrar QuickBooks Desktop.

Método 2: activar QuickBooks Desktop manualmente

• Abra el software QuickBooks en su computadora de escritorio.
• En la barra superior del software QuickBooks Desktop, haga clic en el botón Ayuda para revelar un menú desplegable.
• Elija Activar QuickBooks Desktop en el menú desplegable.
• Aparecerá una ventana en su pantalla. Haga clic en Iniciar activación para comenzar el proceso de activación de su software QuickBooks Desktop.
• Los pasos de activación pueden variar según cómo compró su licencia de QuickBooks Desktop. Debes seguir las instrucciones que aparecen en pantalla e ingresar la información necesaria.
• Una vez que hayas completado todos los pasos, un mensaje te confirmará que tu aplicación ha sido registrada y activada.

Ahora puede abrir el archivo de su empresa en QuickBooks Desktop.

Lea el artículo: https://ebetterbooks.com/es/desinstale-y-reinstale-quickbooks-desktop-manualmente/

¿Cómo configurar QuickBooks Desktop?

Después de completar todos los procesos mencionados anteriormente, es hora de configurar QuickBooks Desktop. Siga las instrucciones paso a paso a continuación para aprender cómo configurar QuickBooks Desktop:

Cree una nueva empresa en QuickBooks Desktop

Debe aprender cómo crear una nueva empresa en QuickBooks Desktop si está utilizando QuickBooks por primera vez. Siga los pasos que se mencionan a continuación proporcionados por Intuit:

• Abra el escritorio de QuickBooks.
• En la ventana Ninguna empresa abierta, seleccione Crear una nueva empresa.
• Tienes dos opciones de configuración:
• Inicio exprés: comience rápidamente ingresando el nombre de su empresa, la industria y el tipo de empresa. Puedes agregar más detalles más adelante.
• Inicio detallado: para una configuración completa, ingresa toda tu información desde el principio.
• Para completar el proceso de configuración, debe seguir las instrucciones que ve en el proceso en pantalla.

Nota: Asigne un nombre único al nuevo archivo de su empresa si ya tiene un archivo de QuickBooks existente para evitar sobrescribir datos accidentalmente.

Importar datos comerciales a QuickBooks Desktop

La última versión de QuickBooks ofrece importación de datos y elimina transferencias manuales y configuraciones complicadas. Este software actualizado facilita la migración de datos sin problemas, incluidas transacciones de cuentas bancarias, datos de clientes de Excel y su plan de cuentas de Excel.

Siga estos pasos para aprovechar estas capacidades:

• Haga clic en la pestaña Empresa dentro de QuickBooks para acceder a la pestaña de la empresa.
• Seleccione Más e Importar datos en el menú desplegable.

Esta versión mejorada de QuickBooks le permite administrar los datos de su negocio de manera eficiente, garantizando precisión y organización.

Sincronizar cuentas bancarias con QuickBooks Desktop

Siga estos sencillos pasos para integrar perfectamente sus transacciones bancarias con QuickBooks:

• Haga clic en la pestaña Banca en la parte superior de la pantalla. Esta acción vinculará automáticamente QuickBooks a su cuenta bancaria.
• A continuación, haga clic en Descargar transacciones.
• Cuando aparece una ventana emergente, debe ingresar los datos bancarios que desea sincronizar con el software.
• En otra ventana emergente, utilice su nombre de usuario y contraseña de banca en línea. Después de unos minutos, su cuenta se sincronizará con QuickBooks y se importarán todas sus transacciones bancarias.
• Finalmente, asocia los nombres de tus clientes y proveedores a cada transacción. Estos datos organizados le ayudarán a realizar un seguimiento eficaz de la información de crédito y débito.

Sincronizar tarjetas de crédito comerciales

Siga estos sencillos pasos para configurar su cuenta de tarjeta de crédito en QuickBooks:

• Haga clic en la pestaña Banca en la parte superior del menú.
• Elija Más y luego seleccione Registrarse en el menú desplegable.
• Agregue los datos de su cuenta bancaria y seleccione la opción Tarjeta de crédito en la ventana emergente.
• QuickBooks iniciará rápidamente un asistente de configuración de tarjetas de crédito para ayudarlo a sincronizar sus tarjetas en solo unos pocos pasos.

Los usuarios también pueden enviarnos una consulta por correo electrónico, [email protected] y esperar hasta 24 horas para recibir una respuesta del equipo de atención al cliente. O también puede solicitar programar una reunión visitando el sitio web oficial https://ebetterbooks.com/es.

Personaliza una factura específica con banca empresarial

QuickBooks ofrece facturas personalizables y permite la flexibilidad de modificar el estilo, color, fuente, diseño y tamaño. Sin embargo, es esencial tener en cuenta que la personalización completa de la factura es accesible exclusivamente para los suscriptores de QuickBooks Plus.

Para personalizar su factura en QuickBooks, siga estos pasos:

• Haga clic en la pestaña Clientes para acceder al menú de personalización.
• Seleccione Crear facturas.
• Elija la plantilla de factura que desee de la lista desplegable y hágala suya.
• Además, personalice la factura haciendo clic en la pestaña Formato y luego seleccionando Personalizar diseño de datos.
• Preste atención a la casilla de verificación Usar logotipo para asegurarse de que su logotipo aparezca correctamente y no se recorte cuando se utilice en el diseño de la factura.

Importar contactos al escritorio de QuickBooks

Siga las instrucciones para importar datos a QuickBooks:

• Haga clic en Empresa > Más > Importar datos.
• Dependiendo de los datos que desee importar, seleccione Clientes o Proveedores.
• Puede cargar datos de Clientes y Proveedores en forma de archivo Excel o CSV.
• Después de importar el archivo, QuickBooks extraerá los datos automáticamente.
• Tenga en cuenta que QuickBooks puede encontrar algunos errores durante el proceso de copia de datos.
• Una vez que hayas completado correctamente todos los datos, podrás proceder a Continuar y revisar la información.

Nota: Recuerde verificar la exactitud de sus datos antes de completar la importación.

¿Cómo configurar QuickBooks Online? 

Regístrese e inicie sesión:

Para empezar a utilizar QuickBooks, regístrese para obtener una cuenta. Una vez registrado, inicie sesión en su panel de QuickBooks Online. Si eres nuevo en QuickBooks, la plataforma te pedirá que configures tu empresa.

Menciona la información de su empresa

Para añadir la información de su empresa, vaya al icono de engranaje> Cuenta y configuración> Empresa.

Ahora, desde el menú Cuentas y Configuración, marque lo siguiente:

• Nombre de la empresa,
• dirección de la empresa,
• dirección de correo electrónico
• Sitio web
• Número de teléfono

Haga clic en la opción Guardar para completar el proceso.

Nota: Su empresa necesita un número de identificación patronal o un número de la seguridad social. En caso de que no sepa cuál necesita para su tipo de empresa, póngase en contacto con su contable.

Introduzca la fecha de inicio de su ejercicio fiscal:

Seleccione «Cuenta y configuración» y elija la pestaña «Avanzado» para fijar la fecha de inicio de su ejercicio fiscal. De este modo, sus informes financieros coincidirán con el calendario contable de su empresa.

Para la mayoría de las empresas, enero es el mes de inicio del ejercicio fiscal, ya que es el comienzo del año fiscal del impuesto sobre la renta.

También puede fijar una fecha 12 meses después de la fecha de inicio para «cerrar los libros» del ejercicio fiscal. Con esta función, nadie más podrá cambiar o editar sus datos de «QuickBooks» cuando esté preparando su declaración de la renta, pero sólo usted podrá configurarlos a su gusto incluso más tarde.

Método contable: Caja o Devengo –

Pulse en el botón de engranaje y, a continuación, en Cuenta y configuración.

A continuación, haga clic en Avanzado y luego en Contabilidad.

Desde el mismo menú, elige entre los métodos de contabilidad de caja y los métodos de contabilidad de devengo para informar de los ingresos – la elección afecta a cómo se registran las transacciones, así que elige el método alineado con tu modelo de negocio.

Moneda contable:

En la misma pantalla de Cuenta y configuración y en la pestaña «Avanzado», seleccione su moneda contable. La elección de la moneda correcta garantiza la exactitud de los informes financieros y la coherencia de la conversión de divisas en toda su experiencia con QuickBooks.

La multidivisa permite al propietario de una empresa realizar un seguimiento de las transacciones en divisas extranjeras, pero sólo puedes emplear esta función avanzada cuando tengas cuentas bancarias, proveedores y clientes que no utilicen tu moneda local.

Nota: para utilizar la función multidivisa, primero debe elegir la moneda local. Si habilitas el modo multidivisa, no podrás desactivar o cambiar tu moneda local.

Añada el logotipo de su empresa:

Permaneciendo en la misma página de Cuenta y configuración, haga clic en «nombre de la empresa». Mejorar su presencia de marca mediante la carga de su logotipo de la empresa. Este logotipo aparecerá en sus facturas, lo que dará a sus documentos un aspecto profesional y reflejará la identidad de su marca. Aquí encontrará algunos consejos para subir un logotipo mejor.

• Deberá utilizar fondo blanco.
• Logotipos cuadrados
• El formato de archivo debe ser .jps, .gif, .bmp, etc.
• No debe pesar más de 1MB.

Condiciones de facturación por defecto «Pago neto»:

En el menú Cuenta y configuración, vaya a la pestaña «Ventas» y establezca las condiciones de facturación por defecto. Seleccione términos de «Pago neto» para agilizar su proceso de facturación comunicando claramente las expectativas de pago a sus clientes.

En caso de que desee que le paguen inmediatamente, deberá seleccionar «Al recibir» en el menú desplegable. Por otra parte, si hace clic en +Añadir nuevo en el menú desplegable, tendrá la posibilidad de crear condiciones de pago personalizadas.

No se preocupe, siempre puede cambiar las condiciones para facturas individuales directamente en el formulario si las condiciones de pago netas que estableció anteriormente en este menú se convierten en las predeterminadas.

Configure el impuesto sobre las ventas:

En el caso de las empresas que se ocupan del impuesto sobre las ventas, vaya a la pestaña «Impuestos». Siga las instrucciones para configurar los ajustes del impuesto sobre las ventas, incluyendo su agencia tributaria y los tipos aplicables. QuickBooks Online facilita el cumplimiento de la normativa fiscal local.