¿Cómo importar datos de Excel a QuickBooks online?

Gestionar las finanzas de forma eficiente es crucial para el éxito de cualquier negocio. Con el avance de la tecnología, las tareas se simplifican con la ayuda de software como QuickBooks Online. En este artículo, aprenderás sobre tareas esenciales como importar datos desde Excel, conectar cuentas bancarias, personalizar plantillas y mucho más.

Importar datos de Excel a QuickBooks Online

Para importar datos de Excel a QuickBooks en línea, es necesario seguir el procedimiento que se indica a continuación -.

• Acceda a la herramienta de importación de datos: En primer lugar, inicie sesión en su cuenta de QuickBooks Online y navegue hasta la herramienta Importar Datos.
• Seleccione el archivo Excel: Elija el archivo Excel que contiene sus datos financieros que desea importar a QuickBooks Online.
• Asignar columnas: QuickBooks le pedirá que mapee las columnas de su archivo Excel para que coincidan con los campos de QuickBooks. Asegúrese de la exactitud comprobando dos veces la asignación.
• Revise los datos: Tómese un momento para revisar los datos importados para asegurarse de que todo parece correcto antes de continuar.
• Importe los datos: Una vez que esté satisfecho con el mapeo y la revisión, proceda a importar los datos a QuickBooks Online.

¿Cómo conectar tarjetas bancarias y de crédito a QuickBooks?

Cuando desee conectar tarjetas bancarias y de crédito a QuickBooks, siga los siguientes pasos.

• Acceda a la pestaña Banca: En el primer paso, inicie sesión en su cuenta de QuickBooks, allí encontrará el menú principal, navegue hasta la pestaña de Banca en QuickBooks Online.
• Conectar Cuenta: Selecciona la opción para conectar una cuenta bancaria o de tarjeta de crédito.
• Buscar Institución: Introduce el nombre de tu entidad bancaria o tarjeta de crédito en la barra de búsqueda y selecciónala de la lista.
• Introducir credenciales: Siga las instrucciones para introducir sus credenciales de banca online y vincular de forma segura su cuenta a QuickBooks.
• Confirme la conexión: Una vez conectado, QuickBooks empezará a importar automáticamente las transacciones de su cuenta bancaria o de tarjeta de crédito.

¿Cómo elegir la antigüedad del historial para transferir transacciones?

Antes de empezar, debe saber por qué es importante elegir la antigüedad del historial para transferir transacciones.

Elegir la antigüedad del historial para transferir transacciones en QuickBooks Online es importante por varias razones:

1. Relevancia de los datos:

Importar demasiados datos históricos puede desordenar sus registros y dificultar la búsqueda de información relevante. Al seleccionar una antigüedad específica del historial, se asegura de que sólo las transacciones recientes, que tienen más probabilidades de ser relevantes, se importen a QuickBooks.

2. Rendimiento:

Importar un gran volumen de transacciones históricas puede ralentizar el rendimiento de QuickBooks Online. Al limitar la antigüedad del historial, ayudas a mantener la velocidad y eficiencia del sistema.

3. Precisión de los datos:

Las transacciones más antiguas pueden estar ya contabilizadas en sus registros financieros, ya sea manualmente o a través de importaciones anteriores. Importar datos redundantes puede dar lugar a imprecisiones y entradas duplicadas en QuickBooks Online.

4. Cumplimiento:

Dependiendo de su industria y los requisitos reglamentarios, es posible que sólo necesite mantener un cierto período de datos financieros históricos. La elección de la edad correcta del historial asegura el cumplimiento de estas regulaciones sin almacenar innecesariamente un exceso de datos.

5. Espacio de almacenamiento: 

Almacenar grandes cantidades de datos históricos puede consumir un valioso espacio de almacenamiento en QuickBooks Online. Seleccionar una antigüedad del historial más corta optimiza el uso del almacenamiento y evita costes innecesarios asociados a la superación de los límites de almacenamiento.

En general, elegir la antigüedad del historial para transferir transacciones le permite equilibrar la necesidad de datos relevantes con consideraciones como el rendimiento del sistema, la precisión de los datos, el cumplimiento y la eficiencia del almacenamiento. Garantiza que su cuenta de QuickBooks Online contenga la cantidad adecuada de información histórica para respaldar eficazmente sus necesidades de gestión financiera.

Pasos para elegir la antigüedad del historial para transferir transacciones

Evalúe el tamaño y la complejidad de su empresa para determinar cuántos datos históricos necesita en QuickBooks Online.

• Navegue hasta Configuración de importación: En QuickBooks Online, busque la configuración relacionada con la importación de transacciones.
• Seleccione Antigüedad del historial: Elija la edad apropiada del historial en función de su evaluación. Las opciones pueden incluir 30 días, 90 días o rangos personalizados.
• Confirme la Selección: Una vez que haya hecho su selección, confirme y guarde los cambios para aplicar la antigüedad del historial elegida.

Si también quieres saber – ¿Cómo usar QuickBooks online en español?

Seguimiento automático de ingresos y gastos

• Configurar reglas: Navegue hasta la sección de reglas de transacción en la configuración de QuickBooks Online.
• Definir criterios: Cree reglas basadas en criterios de transacción como beneficiario, importe o categoría.
• Asignar categorías: Especifique la categoría de ingresos o gastos que se asignará automáticamente cuando una transacción coincida con los criterios definidos.
• Guardar reglas: Guarde reglas para permitir el seguimiento automático de ingresos y gastos en QuickBooks Online.

Creación de plantillas y campos personalizados

• Acceda a la configuración de personalización: Explore las opciones de personalización disponibles en la configuración de QuickBooks Online.
• Cree plantillas personalizadas: Diseñe plantillas personalizadas para facturas, presupuestos y otros documentos para que coincidan con la identidad de su marca.
• Definir campos personalizados: Determine qué información adicional desea capturar y cree campos personalizados en consecuencia.
• Aplique plantillas y campos: Una vez creados, aplica las plantillas y los campos personalizados a tus documentos para darles un toque personalizado.

Recuperar datos con la herramienta de recuperación automática de datos de QuickBooks

Métodos para recuperar datos perdidos con la Herramienta de recuperación automática de datos de QuickBooks.

Las soluciones a continuación le ayudarán a recuperar sus datos perdidos utilizando la Herramienta de Recuperación Automática de QuickBooks:

Método 1: Recuperar transacciones actuales utilizando el archivo original .TLG con el archivo original . QBW.adr original

Utilice el archivo Transaction Log original y la versión ADR del archivo de empresa para recuperar todas las transacciones recientes.

Normalmente, cuando se abre/ejecuta el software QuickBooks, se abre automáticamente el archivo de empresa anterior en el que está trabajando. De lo contrario, aparece la ventana «Ninguna empresa abierta» al iniciar el software. Sin embargo, a efectos de recuperación de datos, es posible que necesite abrir un archivo de empresa específico. Para abrir un archivo de empresa específico, siga los pasos que se indican a continuación:

Paso 1: Primero, cree una nueva carpeta en su Escritorio llamada QBTest.

Paso 2: Ahora, vaya a la carpeta donde está guardado el archivo de la empresa y siga las instrucciones que se indican a continuación:

• Ahora, busque y localice el archivo con extensión .QBW.
• Haga clic con el botón derecho en el archivo de empresa y elija la opción Copiar.
• A continuación, seleccione Pegar y pulse la tecla Ctrl para abrir la aplicación QuickBooks Desktop.
• Aquí, se le dirigirá a la ventana Sin empresa abierta, donde deberá hacer clic en Abrir o Restaurar una empresa existente.

Nota: Puede verificar la ubicación del archivo de la empresa en la pantalla Información del producto (pulse F2 o Ctrl + 1 en su teclado) y en la ventana Sin empresa abierta.

Paso 3: Localice el archivo .tlg en la carpeta de su empresa. Tiene un nombre similar al archivo de su empresa.

¿Cómo mostrar las extensiones de archivo cuando están ocultas en Windows?

Si no puede reconocer el archivo .tlg, siga estos pasos para mostrar las extensiones de archivo: Pulse simultáneamente Windows + E en el teclado para abrir el Explorador de archivos. Seleccione Organizar y, a continuación, Opciones de carpeta y búsqueda. Haga clic en Ocultar extensiones de tipos de archivo conocidos. Seleccione Aplicar y, a continuación, Aceptar.

Paso 4: Duplique el archivo .tlg correspondiente de su archivo de empresa y transfiéralo a la carpeta QBTest de su Escritorio.

Paso 5: Navegue hasta la carpeta QuickBooksAutoDataRecovery. Se encuentra en la misma ubicación que su archivo de empresa.

Paso 6: Duplique el archivo .QBW.adr y muévalo a la carpeta QBTest. Asegúrese de que ahora tiene un archivo .QBW.adr y .tlg en su carpeta QBTest.

Paso 7: Ahora, haga clic derecho en el archivo .QBW.adr y elija Renombrar en su carpeta QBTest.

Paso 8: Luego, al final del Archivo, borre .adr.

Paso 9: Abra QuickBooks.

Paso 10: Vaya al menú «Archivos» y haga clic en «Abrir o restaurar archivo de empresa».

Paso 11: Navegue hasta el archivo de empresa ubicado en su carpeta QBTest. Utilice el registro de su cuenta para confirmar todas las transacciones.

Paso 12: Elija «Archivo» y luego «Utilidades» y confirme «Verificar Datos» para confirmar la integridad de los datos del Archivo recuperado.

Nota: Si el duplicado de la empresa tiene buen aspecto, puede transferir el archivo de empresa dañado a una ubicación diferente y mover la copia desde QBTest a la ubicación original.

Método 2: Recuperar transacciones recientes utilizando archivos .QBW.adr y .TLG.adr  

Esta solución utilizará la versión ADR de los archivos .QBQ y .TLG. Este proceso recuperará todos los datos, excluyendo las transacciones de las últimas 12 horas.

Paso 1: Primero, cree una nueva carpeta en su Escritorio llamada QBTest.

Paso 2: Navegue hasta la carpeta donde está guardado el archivo de la empresa y localice la carpeta QuickBooksAutoDataRecovery.

Nota: Puede verificar la ubicación del archivo de la compañía en la pantalla de Información del Producto (presione F2 o Ctrl+1 en su teclado) y en la Ventana No Abrir Compañía.

Paso 3: Busque los archivos .TLG.adr y .QBW.adr. Estos archivos tienen un nombre similar al de su archivo de empresa.

Conclusión

En conclusión, si dominas tareas como importar datos, conectar cuentas, personalizar plantillas, etc., podrás tomar el control de tus finanzas con facilidad. Si todavía tienes dudas, llama a +1-802-778-9005 y habla con el agente en directo de QuickBooks en inglés o español. Encontrará asistencia las 24 horas del día y también puede enviar un correo electrónico a [email protected]  .