¿Cómo crear una factura en QuickBooks?

Este manual experto proporciona una guía detallada y validada para gestionar eficientemente la facturación en QuickBooks, dirigida a usuarios que buscan precisión contable y operativa. El contenido aborda los procedimientos fundamentales, desde la distinción crucial entre una factura (crédito) y un recibo de venta (pago inmediato) hasta la automatización de la facturación recurrente para servicios de suscripción. Se enfatizan las mejores prácticas de EEAT al ofrecer soluciones concretas a problemas comunes, como la corrección de pagos mal aplicados, la garantía del cálculo correcto del impuesto sobre las ventas basado en la dirección de envío del cliente, y la resolución de inconvenientes con el botón de pago en línea. Además, se instruye a los usuarios a utilizar consistentemente Artículos de Servicio para registrar ingresos, evitando las Cuentas de Gastos para mantener la integridad del Estado de Pérdidas y Ganancias, y se recomienda anular (void) facturas incorrectas en lugar de eliminarlas para preservar la pista de auditoría y la secuencia de numeración.

Highlights (Key Facts & Solutions)

• Distinción de Documentos: Una Factura se usa para el crédito (Cuentas por Cobrar), mientras que un Recibo de Venta se usa para el pago inmediato, evitando el error de registrar ingresos prematuramente.
• Impuesto sobre las Ventas: La tasa de impuesto se calcula en función de la dirección de envío del cliente y la Categoría de Impuestos asignada al producto, un factor clave en transacciones multiestatales.
• Corrección de Pagos: Para corregir pagos mal aplicados, la mejor práctica es anular la aplicación del pago de la factura incorrecta y volver a aplicarlo a la factura correcta, sin eliminar la transacción.
• Pagos en Línea: Si el botón «Pagar Ahora» falta, se debe verificar que la cuenta QuickBooks Payments esté activa y que la función de Pagos en Línea esté habilitada tanto en la configuración de la compañía como en la plantilla de la factura.
• Automatización: La función de Transacciones Recurrentes permite la facturación automatizada mediante plantillas Programadas o Recordatorio, ideal para servicios de suscripción.
• Integridad Contable: Siempre se deben usar Artículos de Servicio en las facturas, ya que están vinculados a las Cuentas de Ingresos. Usar Cuentas de Gastos directamente en una factura es incorrecto y distorsiona el Estado de Pérdidas y Ganancias.
• Anulación vs. Eliminación: Se recomienda Anular (Void) una factura incorrecta (poniendo su valor a cero, pero conservando el registro) en lugar de Eliminarla para proteger la pista de auditoría y la secuencia de numeración.

¿Cómo se crea una factura para clientes?

Para crear una factura para clientes, debe incluir detalles esenciales como el nombre de su empresa, el nombre del cliente, los productos o servicios prestados, el precio y las condiciones de pago. Puede crear facturas manualmente o utilizar un programa de contabilidad como QuickBooks para facilitar la gestión.

¿Cómo crear una factura en QuickBooks?

En QuickBooks, vaya a la opción “Crear factura”, seleccione el cliente y rellene los datos de los productos o servicios facturados. Puede añadir impuestos, descuentos y condiciones de pago y, a continuación, guardar o enviar la factura directamente a su cliente.

¿Cómo crear una plantilla de factura en QuickBooks?

Para crear una plantilla de factura en QuickBooks, vaya al icono de engranaje “Configuración”, seleccione “Estilos de formulario personalizados” y, a continuación, haga clic en “Crear nuevo”. Puede elegir un diseño de plantilla y personalizarlo añadiendo su logotipo, ajustando los colores y editando la información mostrada.

¿Cómo crear una factura paso a paso?

Empieza por introducir los datos de tu empresa y de tus clientes. A continuación, enumere los artículos o servicios que se facturan, incluidos sus precios. Añade los impuestos o descuentos necesarios. Por último, incluye las condiciones de pago (como la fecha de vencimiento) y guarda o envía la factura a tu cliente.

¿Cómo diseñar mi factura?

Para diseñar tu factura, puedes utilizar QuickBooks u otras herramientas de creación de facturas. La mayoría de las herramientas ofrecen plantillas en las que puedes ajustar colores, fuentes y logotipos. 

¿Cómo hacer una factura correctamente?

Para hacer una factura correctamente, asegúrate de que incluye la información de tu empresa y de tus clientes, una lista detallada de servicios o productos, precios exactos, impuestos y condiciones de pago. Compruebe dos veces los detalles para evitar errores y garantizar los pagos a tiempo.

¿Puedo facturar con QuickBooks?

Sí, QuickBooks facilita la creación, el envío y la gestión de facturas. Ayuda a automatizar el proceso y le permite hacer un seguimiento de los pagos, por lo que es una opción conveniente para empresas de todos los tamaños.

¿Por qué es importante la facturación en QuickBooks? 

Le estamos diciendo algunos puntos por qué las facturas son importantes para crear. 

• Para la gestión del flujo de caja: Para mantener el flujo de caja, es necesario crear facturas y también le ayuda a saber sobre el estado de pago para el producto o servicio. 
• Por profesionalidad: Cuando se crea una factura profesional, se muestra una imagen de profesionalidad a los clientes. 
• Para llevar un registro: A efectos contables y fiscales, la creación de facturas le garantiza que dispone de registros precisos de sus transacciones. 

¿Cuáles son los pasos para crear una factura en QuickBooks?

Hay un proceso simple y directo para crear una factura en QuickBooks, vamos a seguir todos y cada uno de los pasos para hacer el procedimiento. 

Paso 1: El usuario tiene que iniciar sesión o iniciar sesión en la cuenta de QuickBooks y no se olvide de configurar el perfil de la empresa.

Paso 2: Ahora, es necesario encontrar la sección “ventas” para ver la opción “facturas”. Desde la opción de facturas, puede crear facturas y gestionar las finanzas. 

• Si está utilizando QuickBooks online, primero verá la pestaña “ventas” para ir a la opción de facturas.
• En caso de que esté utilizando QuickBooks desktop, encontrará el menú “Clientes” y luego la pestaña “crear factura”.

Paso 3: En el siguiente paso, es esencial seleccionar el cliente para el que desea crear una factura. 

• QuickBooks online: Si un usuario tiene QuickBooks online, entonces seleccione el botón “+nuevo” para hacer clic en la opción “factura”. Entonces podrá ver el menú desplegable para elegir el nombre del cliente deseado. En caso de que el nombre del cliente no esté ahí, entonces haga clic en la opción “añadir nuevo” para añadir el cliente. 
• QuickBooks Desktop: En QuickBooks desktop, puede ver directamente la lista de “trabajo del cliente” y desde allí puede hacer clic en el nombre del cliente. 

Paso 4: Ahora, puede introducir todos los detalles de la factura que contiene

• Fecha de la factura – El usuario necesita mencionar la fecha en la que se realiza la factura. 
• Fecha de vencimiento – QuickBooks permite calcular la fecha de vencimiento de la factura en función de las condiciones de pago.
• Producto y Servicio – El usuario necesita elegir el producto y servicio para el cual necesita crear la factura.
• Descripción – Introduzca una breve descripción del producto y servicio.
• Cantidad y Tasa – QuickBooks calculará la cantidad y la tasa para el producto y el servicio cuando introduzca la cantidad y la tasa.
• Impuesto sobre las ventas – si hay impuesto sobre las ventas aplicable, introduzca el importe. 

Paso 5: Incluso puede personalizar la factura de acuerdo a su marca, por ejemplo, puede cambiar el color, añadir el logotipo o seleccionar cualquier plantilla deseada. 

• Si utiliza QuickBooks online, verá la opción “personalizar” en la esquina inferior derecha de la pantalla de la factura.
• Si tiene instalado QuickBooks desktop, en la pestaña “formato” encontrará la opción de personalización. 

Paso 6: También puede añadir cualquier mensaje o nota para los clientes en la factura. Puede encontrar la pestaña de mensajes en los campos “Mensaje en el extracto”. 

Paso 7: Ahora que ha rellenado todos los campos necesarios puede guardar y enviar la factura al cliente. 

• Haga clic en el botón «Guardar y enviar» en QuickBooks Online. Después de hacer los ajustes finales, puede previsualizar el correo electrónico que se enviará a su cliente y enviarlo.
• QuickBooks Desktop ofrece la opción de guardar la factura, imprimirla o enviarla por correo electrónico directamente a su cliente.

Paso 8: Una vez que haya enviado la factura, puede realizar un seguimiento de la misma en QuickBooks. Mediante el seguimiento del estado de la factura, puede saber si el cliente ya ha visto la factura o no y si la ha pagado. Por otra parte, QuickBooks tiene la mejor característica de enviar recordatorios para la factura vencida.

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¿Cómo eliminar una factura en QuickBooks?

El procedimiento para eliminar una factura en QuickBooks

Eliminar una factura en QuickBooks es un proceso sencillo. Siga las directrices para completarlo.

Paso 1 – Inicie sesión en QuickBooks como administrador.

Tiene que iniciar sesión en su cuenta de QuickBooks. Verifique que tiene los permisos necesarios para eliminar facturas. Normalmente, esto implica que usted debe ser administrador o tener derechos de acceso similares.

Paso 2 – Vaya a la sección de ventas o facturación.

Después de iniciar sesión, vaya a las secciones “Ventas” o “Facturación”. El nombre puede diferir ligeramente dependiendo de su versión de QuickBooks (como QuickBooks Online o QuickBooks Desktop).

• La sección Ventas se encuentra en el menú de la izquierda de QuickBooks Online.
• Para acceder a QuickBooks Desktop, vaya a través del menú principal.

Paso 3: Buscar la factura

Encontrará una lista de facturas en la sección Ventas o Facturación. Busque la factura que desea eliminar. Puede buscarla utilizando el nombre del cliente, el número de factura o la fecha. QuickBooks ofrece una barra de búsqueda y opciones de filtro para hacer esto más conveniente.

Paso 4: Abrir la factura

Seleccione la factura que desea eliminar. Al realizar esta acción, se abrirán los detalles de la factura.

Paso 5: Eliminar la factura

Cuando la factura esté abierta, busque la opción “Más” o el icono de la papelera, que suele indicar la opción de eliminar. QuickBooks Online suele mostrarla en la parte inferior de la pantalla de la factura. Es posible verlo en la barra de herramientas o en el menú “Editar” en QuickBooks Desktop.

• Cuando haga clic en el botón “Más” en la parte inferior de la factura en QuickBooks Online, se le pedirá que seleccione “Eliminar».
• Para eliminar una factura en QuickBooks Desktop, vaya al menú “Editar” en la parte superior y seleccione “Eliminar factura”.

Paso 6: Confirmar la eliminación

Cuando haga clic en eliminar, QuickBooks le pedirá que confirme la acción. Para evitar borrar accidentalmente una factura, realice este paso. Asegúrese de confirmar la eliminación y QuickBooks eliminará la factura de sus registros.

¿Cuáles son los problemas más comunes al eliminar una factura en QuickBooks?

Cuando no puede encontrar la opción de eliminar

Si no puede ver la opción para eliminar una factura, es posible que no disponga de los permisos necesarios. Por lo tanto, debe consultar con su administrador para realizar el proceso.

¿Ves un mensaje de error?

Cuando estás intentando eliminar una factura y ves un mensaje de error en la pantalla, esto puede deberse a varias razones. Las razones podrían ser como, podría haber restricciones basadas en el estado de la factura, fallos del sistema. Sin embargo, también tenemos opciones para solucionar estos problemas.

• Actualizar la página: Simplemente actualiza la página para resolver errores menores.
• Borrar la caché del navegador: Para QuickBooks Online, puede borrar la caché del navegador.
• Reiniciar QuickBooks: Para QuickBooks Desktop, los usuarios deben reiniciar la aplicación para solucionar problemas temporales.
• Póngase en contacto con el servicio de asistencia: Si el problema persiste, optar por ponerse en contacto con expertos de QuickBooks para obtener ayuda es una buena idea.

Factura vinculada a pagos.

En este caso, cuando la factura está vinculada a pagos u otras transacciones, es posible que no pueda eliminar una factura en QuickBooks. Por lo tanto, en tal situación, usted tiene que eliminar esas transacciones y desvincularlas primero. 

Debe conocer los consejos para una facturación eficaz en QuickBooks.

Debe ser clara y detallada

Debe asegurarse de que la factura que ha creado es detallada y clara. Debe mencionar toda la información necesaria, como el desglose de los productos o servicios, los precios y si hay algún impuesto aplicable. Esto ayuda a evitar cualquier confusión y facilita a tus clientes la tramitación del pago.

Indique las condiciones de pago

Las condiciones de pago deben figurar claramente en la factura. Al indicar las condiciones de pago, puede mostrar la fecha de vencimiento y los posibles recargos por demora o descuentos por pronto pago. Las condiciones de pago claras ayudan a establecer expectativas y fomentan el pronto pago.

Envíe las facturas con prontitud

Hay que enviar las facturas lo antes posible después de prestar el servicio o suministrar el producto. Una facturación puntual aumenta la probabilidad de cobrar rápidamente.

Seguimiento de facturas vencidas

Puedes hacer un seguimiento de las facturas vencidas. QuickBooks facilita el envío de correos electrónicos recordatorios a los clientes. Con un seguimiento regular se asegura de que no se olvidan los pagos pendientes.

Utilice facturas periódicas

Si sus clientes reciben servicios o productos con regularidad, utilice la función de facturas periódicas de QuickBooks. De esta forma se automatiza el proceso de facturación, ahorrando tiempo y garantizando la coherencia.

Controle sus cuentas por cobrar

Consulte regularmente su informe de cuentas por cobrar en QuickBooks. Este informe muestra todas las facturas impagadas y le ayuda a estar al corriente de los pagos pendientes.

Conclusión

Si sigue estos pasos, podrá generar facturas profesionales de forma rápida y eficaz. Recuerde ser claro y detallado en sus facturas, establecer condiciones de pago claras y hacer un seguimiento de los pagos atrasados. Con QuickBooks, la gestión de sus facturas y el seguimiento de sus cuentas por cobrar se hace mucho más fácil, lo que le permite centrarse más en el crecimiento de su negocio. 

En caso de que necesite cualquier servicio de atención al cliente, llame al +1-802-778-9005 o envíe un correo electrónico a support@ebetterbooks.com para hablar con un experto en QuickBooks y obtener asistencia instantánea. 

FAQ

¿Cuál es la diferencia entre una Factura y un Recibo de Venta en QuickBooks, y cuándo debo usar cada uno?

Una Factura y un Recibo de Venta se utilizan en diferentes etapas del proceso de venta en QuickBooks.

• Una Factura es una solicitud de pago emitida antes de que reciba los fondos del cliente. Registra la venta como Cuentas por Cobrar (dinero que le deben) y es apropiada cuando ofrece condiciones de pago (por ejemplo, Neto 30, pagos a plazos).
• Un Recibo de Venta es un registro de una venta completada emitida después de que se haya cobrado el pago. Registra inmediatamente los fondos en una cuenta bancaria específica o en Fondos No Depositados, y es apropiado para transacciones pagadas en su totalidad en el momento del servicio o la entrega.

Usar un Recibo de Venta cuando aún no se ha recibido el pago registrará prematuramente los ingresos y distorsionará sus informes de flujo de caja y Cuentas por Cobrar.

¿Cómo puedo asegurar que el impuesto sobre las ventas se calcule correctamente en mi factura de QuickBooks, especialmente para transacciones multiestatales?

QuickBooks Online (QBO) automatiza el cálculo del impuesto sobre las ventas basándose en varios factores, incluida la ubicación de la venta y la naturaleza del producto.

• Configuración y Ubicación: QBO calcula la tasa del impuesto sobre las ventas basándose en la dirección de envío del cliente, la fecha de la venta y las reglas específicas de la jurisdicción (determinación basada en el destino). Siempre verifique que la dirección completa del cliente sea correcta.
• Categorización de Productos: Debe asignar la Categoría de Impuestos correcta a cada producto o artículo de servicio. Las reglas sobre cómo gravar un producto pueden cambiar según el estado, y QBO utiliza esta categorización para aplicar la tasa correcta.
• Informes: Puede monitorear lo que debe utilizando el Informe de Responsabilidad del Impuesto sobre las Ventas, que desglosa las ventas gravables y no gravables por agencia fiscal.

Accidentalmente ingresé un pago contra la factura equivocada. ¿Cómo anulo la aplicación o elimino el pago sin afectar mi conciliación bancaria?

Para corregir un pago mal aplicado, el procedimiento recomendado en QuickBooks Online es anular la aplicación del pago de la factura incorrecta y luego volver a aplicarlo a la correcta. Evite eliminar el pago si los fondos realmente se recibieron y se conciliaron.

• Pasos de QuickBooks Online:
  1. Localice y abra la transacción de Recibir Pago en cuestión.
  2. En la pantalla de detalles del pago, desmarque la casilla junto a la factura a la que se aplicó incorrectamente el pago.
  3. Marque la casilla junto a la factura correcta y abierta.
  4. Haga clic en Guardar y Cerrar.

Este proceso corrige sus Cuentas por Cobrar sin alterar el depósito original ni afectar su saldo de cuenta bancaria conciliado.

¿Qué debo hacer si mi cliente informa que el botón «Pagar Ahora» falta o no funciona en la factura que le envié?

El botón «Pagar Ahora» o «Ver y Pagar Factura» depende de su configuración de pagos en línea y del método de envío por correo electrónico.

• Verificar Configuración de Pago: Asegúrese de que su cuenta de QuickBooks Payments esté activa y que las opciones de pago en línea (por ejemplo, tarjeta de crédito, transferencia bancaria) estén habilitadas en sus Preferencias de la Compañía (Cuenta y Configuración > Ventas > Entrega en línea).
• Verificar Plantilla: Verifique que el estilo de formulario personalizado o la plantilla de factura que está utilizando tenga habilitada la función de Pagos en Línea .
• Formato de Correo Electrónico: El enlace de pago está incrustado en el correo electrónico generado por el sistema. Si el cliente tiene su cliente de correo electrónico (por ejemplo, Gmail, Outlook) configurado para ver el correo electrónico como Texto sin formato en lugar de HTML, o si descargó la factura como PDF y la adjuntó manualmente, el botón a menudo faltará o no funcionará.

Necesito hacer la misma factura todos los meses para un servicio de suscripción. ¿Cómo utilizo la función de Facturas Recurrentes en QuickBooks?

La función de Transacciones Recurrentes en QuickBooks Online automatiza la creación de facturas basándose en un programa preestablecido.

• Ubicación de Configuración: Vaya al Icono de Engranaje (Configuración) y seleccione Transacciones Recurrentes en la sección Listas.
• Tipos de Plantilla: Al crear una nueva factura recurrente, selecciona el tipo de plantilla:
  • Programada (Scheduled): Crea y envía la factura automáticamente en una fecha establecida sin necesidad de acción del usuario.
  • Recordatorio (Reminder): Crea la factura, pero le notifica para que la revise y la envíe manualmente.
  • No Programada (Unscheduled): Guarda la plantilla para usarla cuando sea necesario.
• Automatización: Usted define el intervalo (por ejemplo, mensual, semanal), la fecha de inicio y una fecha de finalización opcional. Si utiliza QuickBooks Payments y el cliente tiene una tarjeta registrada, opcionalmente puede habilitar el Pago Automático.

Al ingresar elementos de línea en una factura, ¿debo usar un Artículo de Servicio o una Cuenta de Gastos, y cuáles son las implicaciones?

Siempre debe usar un Artículo de Servicio (o un Artículo de Producto/Servicio) para cualquier artículo que esté vendiendo en una factura.

• Artículo de Servicio: Estos están vinculados a una Cuenta de Ingresos en su Plan de Cuentas. Usarlos correctamente asegura que los ingresos se clasifiquen adecuadamente en su Estado de Pérdidas y Ganancias. También le permiten rastrear la rentabilidad de servicios específicos.
• Cuenta de Gastos: El uso directo de una cuenta de gastos (por ejemplo, Suministros de Oficina, Alquiler) en una factura de venta es incorrecto. Los gastos son costos incurridos por el negocio. Usar una cuenta de gastos en un formulario de ventas:
  • Sobrestimará sus Gastos.
  • Subestimará sus Ingresos (o los indicará correctamente, pero categorizará incorrectamente la fuente).
  • Conducirá a un Estado de Pérdidas y Ganancias inexacto, lo que complicará la preparación de impuestos.

QuickBooks me impide eliminar una factura. ¿Por qué sucede esto y es mejor Anularla o Eliminarla?

QuickBooks generalmente restringe la eliminación para preservar la Pista de Auditoría y la integridad financiera. La eliminación a menudo se evita si la factura está vinculada a otras transacciones, tales como:

• Tiene un pago asociado aplicado (el pago debe eliminarse o anularse su aplicación primero).
• La transacción está dentro de un período bloqueado (si se ha establecido una Fecha de Cierre).

Anular (Void) vs. Eliminar (Delete):

• Anular (Recomendado): Esto pone el valor monetario a cero mientras mantiene un registro de la transacción. Se prefiere cuando la transacción fue enviada o utilizada por cualquier motivo (incluso si es incorrecta), ya que mantiene la secuencia cronológica y numerada de sus facturas para fines fiscales y de auditoría.
• Eliminar: Esto elimina la transacción por completo. Debe usarse solo para entradas duplicadas que se ingresaron por error y nunca se enviaron al cliente ni se conciliaron.