¿Cómo crear una factura en QuickBooks?

Crear una factura en QuickBooks es una tarea muy importante y QuickBooks hace que este proceso sea más eficiente. Aunque seas autónomo, tengas un pequeño negocio o formes parte de una gran empresa, conocer todo el proceso puede ayudarte a gestionar todas tus finanzas con precisión. En la información que le ofrecemos, conocerá cómo crear facturas y por qué es importante. 

¿Por qué es importante la facturación en QuickBooks? 

Le estamos diciendo algunos puntos por qué las facturas son importantes para crear. 

• Para la gestión del flujo de caja: Para mantener el flujo de caja, es necesario crear facturas y también le ayuda a saber sobre el estado de pago para el producto o servicio. 
• Por profesionalidad: Cuando se crea una factura profesional, se muestra una imagen de profesionalidad a los clientes. 
• Para llevar un registro: A efectos contables y fiscales, la creación de facturas le garantiza que dispone de registros precisos de sus transacciones. 

¿Cuáles son los pasos para crear una factura en QuickBooks?

Hay un proceso simple y directo para crear una factura en QuickBooks, vamos a seguir todos y cada uno de los pasos para hacer el procedimiento. 

Paso 1: El usuario tiene que iniciar sesión o iniciar sesión en la cuenta de QuickBooks y no se olvide de configurar el perfil de la empresa.

Paso 2: Ahora, es necesario encontrar la sección “ventas” para ver la opción “facturas”. Desde la opción de facturas, puede crear facturas y gestionar las finanzas. 

• Si está utilizando QuickBooks online, primero verá la pestaña “ventas” para ir a la opción de facturas.
• En caso de que esté utilizando QuickBooks desktop, encontrará el menú “Clientes” y luego la pestaña “crear factura”.

Paso 3: En el siguiente paso, es esencial seleccionar el cliente para el que desea crear una factura. 

• QuickBooks online: Si un usuario tiene QuickBooks online, entonces seleccione el botón “+nuevo” para hacer clic en la opción “factura”. Entonces podrá ver el menú desplegable para elegir el nombre del cliente deseado. En caso de que el nombre del cliente no esté ahí, entonces haga clic en la opción “añadir nuevo” para añadir el cliente. 
• QuickBooks Desktop: En QuickBooks desktop, puede ver directamente la lista de “trabajo del cliente” y desde allí puede hacer clic en el nombre del cliente. 

Paso 4: Ahora, puede introducir todos los detalles de la factura que contiene

• Fecha de la factura – El usuario necesita mencionar la fecha en la que se realiza la factura. 
• Fecha de vencimiento – QuickBooks permite calcular la fecha de vencimiento de la factura en función de las condiciones de pago.
• Producto y Servicio – El usuario necesita elegir el producto y servicio para el cual necesita crear la factura.
• Descripción – Introduzca una breve descripción del producto y servicio.
• Cantidad y Tasa – QuickBooks calculará la cantidad y la tasa para el producto y el servicio cuando introduzca la cantidad y la tasa.
• Impuesto sobre las ventas – si hay impuesto sobre las ventas aplicable, introduzca el importe. 

Paso 5: Incluso puede personalizar la factura de acuerdo a su marca, por ejemplo, puede cambiar el color, añadir el logotipo o seleccionar cualquier plantilla deseada. 

• Si utiliza QuickBooks online, verá la opción “personalizar” en la esquina inferior derecha de la pantalla de la factura.
• Si tiene instalado QuickBooks desktop, en la pestaña “formato” encontrará la opción de personalización. 

Paso 6: También puede añadir cualquier mensaje o nota para los clientes en la factura. Puede encontrar la pestaña de mensajes en los campos “Mensaje en el extracto”. 

Paso 7: Ahora que ha rellenado todos los campos necesarios puede guardar y enviar la factura al cliente. 

• Haga clic en el botón «Guardar y enviar» en QuickBooks Online. Después de hacer los ajustes finales, puede previsualizar el correo electrónico que se enviará a su cliente y enviarlo.
• QuickBooks Desktop ofrece la opción de guardar la factura, imprimirla o enviarla por correo electrónico directamente a su cliente.

Paso 8: Una vez que haya enviado la factura, puede realizar un seguimiento de la misma en QuickBooks. Mediante el seguimiento del estado de la factura, puede saber si el cliente ya ha visto la factura o no y si la ha pagado. Por otra parte, QuickBooks tiene la mejor característica de enviar recordatorios para la factura vencida.

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¿Cómo eliminar una factura en QuickBooks?

El procedimiento para eliminar una factura en QuickBooks

Eliminar una factura en QuickBooks es un proceso sencillo. Siga las directrices para completarlo.

Paso 1 – Inicie sesión en QuickBooks como administrador.

Tiene que iniciar sesión en su cuenta de QuickBooks. Verifique que tiene los permisos necesarios para eliminar facturas. Normalmente, esto implica que usted debe ser administrador o tener derechos de acceso similares.

Paso 2 – Vaya a la sección de ventas o facturación.

Después de iniciar sesión, vaya a las secciones “Ventas” o “Facturación”. El nombre puede diferir ligeramente dependiendo de su versión de QuickBooks (como QuickBooks Online o QuickBooks Desktop).

• La sección Ventas se encuentra en el menú de la izquierda de QuickBooks Online.
• Para acceder a QuickBooks Desktop, vaya a través del menú principal.

Paso 3: Buscar la factura

Encontrará una lista de facturas en la sección Ventas o Facturación. Busque la factura que desea eliminar. Puede buscarla utilizando el nombre del cliente, el número de factura o la fecha. QuickBooks ofrece una barra de búsqueda y opciones de filtro para hacer esto más conveniente.

Paso 4: Abrir la factura

Seleccione la factura que desea eliminar. Al realizar esta acción, se abrirán los detalles de la factura.

Paso 5: Eliminar la factura

Cuando la factura esté abierta, busque la opción “Más” o el icono de la papelera, que suele indicar la opción de eliminar. QuickBooks Online suele mostrarla en la parte inferior de la pantalla de la factura. Es posible verlo en la barra de herramientas o en el menú “Editar” en QuickBooks Desktop.

• Cuando haga clic en el botón “Más” en la parte inferior de la factura en QuickBooks Online, se le pedirá que seleccione “Eliminar».
• Para eliminar una factura en QuickBooks Desktop, vaya al menú “Editar” en la parte superior y seleccione “Eliminar factura”.

Paso 6: Confirmar la eliminación

Cuando haga clic en eliminar, QuickBooks le pedirá que confirme la acción. Para evitar borrar accidentalmente una factura, realice este paso. Asegúrese de confirmar la eliminación y QuickBooks eliminará la factura de sus registros.

¿Cuáles son los problemas más comunes al eliminar una factura en QuickBooks?

Cuando no puede encontrar la opción de eliminar

Si no puede ver la opción para eliminar una factura, es posible que no disponga de los permisos necesarios. Por lo tanto, debe consultar con su administrador para realizar el proceso.

¿Ves un mensaje de error?

Cuando estás intentando eliminar una factura y ves un mensaje de error en la pantalla, esto puede deberse a varias razones. Las razones podrían ser como, podría haber restricciones basadas en el estado de la factura, fallos del sistema. Sin embargo, también tenemos opciones para solucionar estos problemas.

• Actualizar la página: Simplemente actualiza la página para resolver errores menores.
• Borrar la caché del navegador: Para QuickBooks Online, puede borrar la caché del navegador.
• Reiniciar QuickBooks: Para QuickBooks Desktop, los usuarios deben reiniciar la aplicación para solucionar problemas temporales.
• Póngase en contacto con el servicio de asistencia: Si el problema persiste, optar por ponerse en contacto con expertos de QuickBooks para obtener ayuda es una buena idea.

Factura vinculada a pagos.

En este caso, cuando la factura está vinculada a pagos u otras transacciones, es posible que no pueda eliminar una factura en QuickBooks. Por lo tanto, en tal situación, usted tiene que eliminar esas transacciones y desvincularlas primero. 

Debe conocer los consejos para una facturación eficaz en QuickBooks.

Debe ser clara y detallada

Debe asegurarse de que la factura que ha creado es detallada y clara. Debe mencionar toda la información necesaria, como el desglose de los productos o servicios, los precios y si hay algún impuesto aplicable. Esto ayuda a evitar cualquier confusión y facilita a tus clientes la tramitación del pago.

Indique las condiciones de pago

Las condiciones de pago deben figurar claramente en la factura. Al indicar las condiciones de pago, puede mostrar la fecha de vencimiento y los posibles recargos por demora o descuentos por pronto pago. Las condiciones de pago claras ayudan a establecer expectativas y fomentan el pronto pago.

Envíe las facturas con prontitud

Hay que enviar las facturas lo antes posible después de prestar el servicio o suministrar el producto. Una facturación puntual aumenta la probabilidad de cobrar rápidamente.

Seguimiento de facturas vencidas

Puedes hacer un seguimiento de las facturas vencidas. QuickBooks facilita el envío de correos electrónicos recordatorios a los clientes. Con un seguimiento regular se asegura de que no se olvidan los pagos pendientes.

Utilice facturas periódicas

Si sus clientes reciben servicios o productos con regularidad, utilice la función de facturas periódicas de QuickBooks. De esta forma se automatiza el proceso de facturación, ahorrando tiempo y garantizando la coherencia.

Controle sus cuentas por cobrar

Consulte regularmente su informe de cuentas por cobrar en QuickBooks. Este informe muestra todas las facturas impagadas y le ayuda a estar al corriente de los pagos pendientes.

Conclusión

Si sigue estos pasos, podrá generar facturas profesionales de forma rápida y eficaz. Recuerde ser claro y detallado en sus facturas, establecer condiciones de pago claras y hacer un seguimiento de los pagos atrasados. Con QuickBooks, la gestión de sus facturas y el seguimiento de sus cuentas por cobrar se hace mucho más fácil, lo que le permite centrarse más en el crecimiento de su negocio. 

En caso de que necesite cualquier servicio de atención al cliente, llame al +1-802-778-9005 o envíe un correo electrónico a [email protected] para hablar con un experto en QuickBooks y obtener asistencia instantánea.