¿Cómo anular una factura en QuickBooks?

La anulación de una factura en QuickBooks es una actividad crucial para todas las empresas que tienen deudas incobrables o facturas incobrables. El proceso consiste en garantizar que sus cuentas sean precisas y estén actualizadas. Si usted es nuevo en QuickBooks o solo necesita un repaso, aquí conocerá cómo puede anular facturas en pasos.

¿Qué significa anular una factura?

Cancelar una factura significa tomar conciencia de que es poco probable que se cobre el importe adeudado por un cliente. Esta situación puede darse por varias razones, como la salida del cliente de la empresa o la aparición de disputas sobre la factura que no pueden resolverse. Cancelar estos importes le permite dejar las cuentas por cobrar saneadas y reflejar una imagen financiera más precisa.

¿Por qué es importante la cancelación?

• Contribuye a mantener una contabilidad precisa, lo cual es esencial para tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.
• Las facturas canceladas a menudo pueden contabilizarse como gastos empresariales, lo que reduce sus ingresos imponibles.
• Permite evitar que los importes antiguos e incobrables saturen sus cuentas por cobrar.

Pasos para anular una factura en QuickBooks

Paso 1: Verificar la factura

En primer lugar, es necesario asegurarse de que la factura es incobrable. Tome contacto con el cliente, analice la correspondencia y confirme que se han agotado todas las posibilidades de cobrar el importe.

Paso 2: Abrir una cuenta de gastos por deudas incobrables

Si todavía no tiene una cuenta para deudas incobrables, necesitará crear una. La cuenta se empleará para hacer un seguimiento de los importes que se cancelan.

• En QuickBooks Online, desplazarse hasta el icono de Configuración, a continuación, seleccione Plan de Cuentas.
• En QuickBooks Desktop, en el menú, vaya a Listas y seleccione Plan de Cuentas.
• El botón +Nuevo permite crear una cuenta nueva.
• Elija Gastos como tipo de cuenta.
• Nombra la cuenta con algo como “Gasto de Deuda Incobrable”.

Paso 3: Crear un abono

• Un abono se emite para compensar el importe de la factura impagada.
• En QuickBooks Online, pulse + Nuevo, luego seleccione Abono.
• En QuickBooks Desktop, acceda a Clientes en el menú superior y, a continuación, seleccione Crear abonos/reembolsos.

Rellene el abono:

• Elija el cliente cuya factura está cancelando.
• Introduzca el importe que va a cancelar.
• En el campo Producto/Servicio, puede crear una nueva partida denominada “Deuda Incobrable” si aún no existe, asociándola a la cuenta de Gastos de Deuda Incobrable que creó anteriormente.

Ahora debe Guardar y Cerrar.

Paso 4: Aplicar el abono a la factura

Ahora, tiene que aplicar el abono a la factura pendiente.

Vaya a Recibir Pagos:

• Si está utilizando QuickBooks en línea, entonces el usuario debe hacer clic en + Nuevo, luego seleccionar Recibir Pago.
• Los usuarios de QuickBooks Desktop pueden ir a Clientes en el menú superior, luego seleccionar Recibir Pagos.

Escoja el Cliente:

• Elija el cliente cuya factura está cancelando. De esta forma aparecerá una lista de facturas pendientes.

Aplique el abono:

• En la pantalla de pagos, verá el abono y la factura. Ponga el abono en la factura.

Por último es imprescindible Guardar y Cerrar.

Confirmar la anulación en QuickBooks

Después de realizar los pasos anteriores, es básico verificar que la factura se ha cancelado correctamente. Consulte la cuenta de su cliente para asegurarse de que la factura aparece como pagada o anulada.

Consejos adicionales para cancelaciones de facturación en QuickBooks

• Revisión periódica: Examine periódicamente sus cuentas por cobrar para descubrir a tiempo posibles deudas incobrables. Esta forma de actuar proactiva puede ayudarle a gestionar sus finanzas de forma más eficaz.
• Documentación: Guarde registros detallados de todas las comunicaciones y pasos dados para cobrar la deuda. La documentación es crucial si necesita justificar la cancelación ante los auditores o las autoridades fiscales.
• Asesoramiento profesional: Solicite asesoramiento a un contable o asesor económico para garantizar el cumplimiento de las normas contables y la normativa fiscal.

Gestión de condonaciones parciales

Algunas veces, es posible que necesite cancelar sólo una parte de una factura. En este caso, el proceso es similar, pero necesita algunos pasos adicionales.

• Cree un abono por el importe parcial: Hay que seguir los mismos pasos para crear un abono, pero por el importe parcial que se desea condonar.
• Aplicar el abono parcial: Para ello, es necesario aplicar el abono parcial a la factura, dejando el saldo restante como está.

Automatización de la gestión de impagados

En el caso de empresas con un gran volumen de transacciones, la automatización de la gestión de impagados puede ahorrar tiempo y reducir errores. En QuickBooks existen varias integraciones y complementos que pueden ayudar a automatizar este proceso.

1. Aplicaciones de terceros: Descubre las aplicaciones de terceros disponibles en la tienda de aplicaciones de QuickBooks que permiten automatizar la identificación y cancelación de deudas incobrables.
2. Secuencias de comandos personalizadas: Puede crear secuencias de comandos personalizadas para automatizar el proceso de cancelación basándose en criterios predefinidos.

Después de leer este blog, si usted necesita cualquier ayuda, entonces usted puede ponerse en contacto con QuickBooks persona y preguntar acerca de las dudas. Ahora, puede ponerse en contacto con el agente de QuickBooks por correo electrónico [email protected] o por teléfono en +1-802-778-9005. 

Conclusión

La anulación de una factura en QuickBooks es un proceso sencillo que garantiza la exactitud de sus registros financieros. Podrá manejar eficazmente las deudas impagadas y mantener sus cuentas más limpias siguiendo los pasos anteriores. No importa si es propietario de una pequeña empresa o un profesional de la contabilidad, este proceso puede ahorrarle tiempo y mejorar la salud financiera de su negocio.