¿Cómo usar clases y ubicaciones en QuickBooks Online?

Highlights (Key Facts & Solutions)

• Disponibilidad de la Función: Las funciones de Clases y Ubicaciones están restringidas a las suscripciones de QuickBooks Online Plus y QuickBooks Online Advanced.
• Diferencia de Impacto en Reportes: El Seguimiento de Clases segmenta primariamente el estado de Pérdidas y Ganancias (P&G). El Seguimiento de Ubicaciones segmenta tanto el P&G como el Balance General, siendo crucial para el análisis de activos y pasivos por entidad física.
• Límites de Uso en QBO Plus: QuickBooks Online Plus permite un máximo de 40 clases y ubicaciones activas combinadas y un límite de 250 cuentas activas en el Plan de Cuentas. La versión Advanced ofrece límites ilimitados.
• Configuración Detallada Recomendada: Para mayor granularidad, se recomienda la configuración «Una a cada fila de la transacción» en el Seguimiento de Clases.
• Impacto de la Omisión de Etiquetas: Las transacciones sin asignar aparecen bajo la columna «No Especificado» en los informes segmentados, comprometiendo la precisión del análisis de rentabilidad.
• Gestión de Datos Históricos: Renombrar una Clase o Ubicación es un procedimiento seguro que actualiza automáticamente todas las transacciones históricas, manteniendo la integridad de los datos.
• Limitación de Informes Cruzados: QBO no permite la agrupación simultánea de un informe de P&G por columnas de Clase y Ubicación. Se debe utilizar la función de Filtro para realizar análisis cruzados (por ejemplo, P&G por Clase, filtrado por una Ubicación específica).

Overview

QuickBooks Online ofrece potentes funciones como Clases y Ubicaciones, que permiten a las empresas organizar los datos financieros de forma eficiente. En esta guía, examinaremos estas herramientas y proporcionaremos instrucciones paso a paso para su uso efectivo.

Entender las Clases:

Las clases ayudan a categorizar las transacciones y los gastos, proporcionando una visión detallada del destino del dinero. Esto es particularmente útil para negocios con múltiples departamentos o líneas de productos.

Uso de Clases:

• Inicie sesión en QuickBooks Online.
• Navegue hasta el icono de engranaje y seleccione Cuenta y configuración.
• Elija Avanzado, y en la sección Categorías, active «Seguimiento de Clases».
• Navegue hasta el icono de engranaje, luego a Todas las listas y elija Clases.
• Haga clic en «Nuevo» para añadir una clase, y proporcione un nombre y una descripción.
• Guarde los cambios.
• Asignación de clases a transacciones:
• Al introducir una transacción, seleccione la clase apropiada en el menú desplegable.
• Esto le permite realizar un seguimiento de los ingresos y gastos de cada clase por separado.

Uso de ubicaciones:

Las sedes son beneficiosas para las empresas que operan en múltiples ubicaciones físicas o gestionan segmentos diferenciados.

1. Habilitación de las ubicaciones:

• Continúe los mismos pasos iniciales que para habilitar Clases pero habilite «Rastrear Ubicaciones».

2. Crear Ubicaciones:

• Acceda al icono de engranaje, luego a Todas las listas y haga clic en Ubicaciones.
• Seleccione «Nuevo» para añadir una ubicación, proporcionando un nombre y una dirección si procede.
• Ahora debe guardar los cambio-s.

3. Asignación de ubicaciones a transacciones:

• Al registrar transacciones, elija la ubicación apropiada en el menú desplegable.
• Esto garantiza un seguimiento preciso de los ingresos y gastos por ubicación.

Lea este : https://ebetterbooks.com/es/crear-una-cuenta-de-perdidas-y-ganancias-detallada-en-quickbooks-online/

Informes y análisis:

Después de utilizar Clases y Ubicaciones de forma consistente, aproveche las funciones de informes de QuickBooks Online para obtener una imagen completa del rendimiento de su negocio.

1. Pérdidas y ganancias por clase:

Ejecute un informe de Pérdidas y Ganancias, luego personalícelo para que se muestre por clase.

Este informe muestra cómo contribuye cada clase a su panorama financiero general.

2. Análisis por ubicación:

Del mismo modo, personalice los informes para analizar los ingresos y gastos en función de las diferentes ubicaciones.

Recuerde revisar y ajustar periódicamente sus clases y ubicaciones a medida que evolucione su negocio. Esta práctica garantiza que sus datos financieros sigan siendo precisos y reflejen sus operaciones actuales.

¿Puedo usar clases en QuickBooks Online?

Si desea utilizar clases en QuickBooks Online, puede hacerlo en QuickBooks Online Plus y Advanced. También debe tener información específica para el plan posterior. Hay que utilizar clases para realizar un seguimiento de las transacciones con respecto al departamento y la línea de productos de la empresa. Así, en el momento de ejecutar los informes, los usuarios tendrán un análisis claro de la salud financiera del segmento. 

¿Cuál es la diferencia entre clases y ubicaciones en QuickBooks Online?

Las clases y las ubicaciones en QuickBooks Online son similares, pero la importancia de ambas es diferente, ya que el seguimiento de clases es sólo para cuentas de pérdidas y ganancias, y el seguimiento de ubicaciones se utiliza tanto para cuentas de pérdidas y ganancias como para cuentas de balance. 

¿Cómo añadir ubicaciones en QuickBooks Online?

Haga clic en el icono de engranaje a la derecha, ahora elija la pestaña de todas las listas. Seleccione «Clases o ubicaciones». Aquí debe introducir el nombre de la clase/ubicación. 

¿Cuántas clases y ubicaciones combinadas se permiten en QuickBooks Online Plus?

Clases y ubicaciones combinadas: 40 clases y ubicaciones. Y un máximo de 250 cuentas para un plan de cuentas. Máximo de 40 grupos para grupos de etiquetas.

Conclusión:

Al incorporar Clases y Ubicaciones en su flujo de trabajo de QuickBooks Online, obtendrá una comprensión más clara de la dinámica financiera de su negocio. Esta estrategia organizativa puede conducir a una mejor toma de decisiones y a una mejor gestión financiera. Además, si tiene alguna pregunta sobre el uso de clases y ubicaciones en QuickBooks Online, llame a +1-802-778-9005 y conecte con el agente. También puede enviarnos sus consultas por correo electrónico a – support@ebetterbooks.com 

FAQ

¿Qué niveles específicos de suscripción de QuickBooks Online se requieren para usar las funciones de «Clases» y «Ubicaciones»?

La capacidad de realizar seguimiento de transacciones utilizando las funciones de Clases y Ubicaciones está disponible en las suscripciones de nivel superior de QuickBooks Online (QBO):

• QuickBooks Online Plus
• QuickBooks Online Advanced

Estas funcionalidades no se incluyen en los planes Simple Start o Essentials, ya que están diseñadas para empresas que necesitan una segmentación financiera detallada para informes y análisis completos.

¿Cuál es la diferencia fundamental entre el «Seguimiento de Clases» y el «Seguimiento de Ubicaciones» y cómo impacta cada uno en el Balance General?

La principal diferencia reside en el alcance dentro de los estados financieros:

• El Seguimiento de Clases está diseñado principalmente para segmentar el estado de Pérdidas y Ganancias (P&G) (ingresos y gastos) por departamento o línea de producto. Generalmente, no tiene un impacto directo en el Balance General, por lo que la mayoría de los saldos de activos y pasivos aparecerán como «No Especificado» en un Balance General por Clase.
• El Seguimiento de Ubicaciones se vincula tanto a la cabecera como a los detalles de una transacción. Esto permite generar tanto el estado de Pérdidas y Ganancias como el Balance General segmentados por ubicación física o región, lo que proporciona una visión financiera completa de cada entidad separada.

¿Cuál es el número máximo combinado de Clases y Ubicaciones permitido en QuickBooks Online Plus, y cuál es el límite para el Plan de Cuentas?

QuickBooks Online Plus tiene límites de uso específicos para sus listas:

• Clases y Ubicaciones (Combinadas): Se permite un máximo de 40 clases y ubicaciones activas combinadas.
• Plan de Cuentas: El límite es un máximo de 250 cuentas activas.

Es crucial señalar que solo los elementos activos cuentan para estos límites. QuickBooks Online Advanced, por otro lado, ofrece límites ilimitados de clases, ubicaciones y Plan de Cuentas.

¿Puedo habilitar el seguimiento de Clases y Ubicaciones al mismo tiempo, y cuál es la configuración clave que debo ajustar para el seguimiento de clases?

Sí, puede habilitar ambas funciones simultáneamente. Ambas se activan en la pestaña Avanzado del menú Cuenta y Configuración.

La configuración crítica a ajustar al habilitar el Seguimiento de Clases es el menú desplegable Asignar clases, que dicta el nivel de detalle:

• Una a toda la transacción: Asigna una única clase a la transacción completa.
• Una a cada fila de la transacción: Permite asignar diferentes clases a partidas individuales para obtener informes granulares. Esta última opción es generalmente la más recomendada para un análisis financiero detallado.

Si olvido asignar una Clase o Ubicación a una transacción, ¿cómo afecta esa omisión a mis informes financieros?

Las transacciones sin asignar comprometen significativamente la precisión de los informes segmentados:

• Cuando ejecuta un informe de Pérdidas y Ganancias agrupado por Clase o Ubicación, cualquier transacción de ingresos o gastos que carezca de la etiqueta se agrupará automáticamente bajo la columna etiquetada como «No Especificado» o «Unspecified.»
• Esto hace que los segmentos especificados parezcan artificialmente menos rentables o más rentables de lo que realmente son, impidiendo un análisis preciso de la salud financiera de departamentos o ubicaciones individuales.
• Se aconseja activar la configuración opcional de advertencia: «Advertirme cuando una transacción no tiene una clase asignada» durante la configuración para evitar este problema.

¿Cuál es el procedimiento correcto para renombrar una Clase o Ubicación existente, y cómo afecta esto a las transacciones históricas?

El procedimiento para renombrar es sencillo y seguro:

• Vaya a Configuración (Icono de Engranaje) > Todas las Listas > Clases o Ubicaciones.
• Seleccione el elemento y elija Editar.
• Ingrese el nuevo nombre y guarde.

Impacto en los Datos Históricos: QuickBooks Online actualiza automáticamente el nuevo nombre en todas las transacciones históricas donde se utilizó el nombre anterior. Esto garantiza la coherencia de los datos y que todos los informes, pasados y futuros, reflejen la designación actual y correcta.

¿Cómo puedo generar un informe detallado que muestre mi salud financiera general desglosada por Clase y Ubicación simultáneamente?

QuickBooks Online no permite agrupar un informe estándar de Pérdidas y Ganancias por columnas de Clase y Ubicación simultáneamente en una sola cuadrícula. Sin embargo, se puede lograr un análisis de varias capas utilizando los filtros del informe:

• Ejecute un informe estándar de Pérdidas y Ganancias.
• Utilice el menú desplegable Mostrar columnas por para segmentar el informe principal por Clases o Ubicaciones.
• Luego, use la sección Filtrar para acotar el informe a uno o más elementos específicos de la otra categoría (es decir, filtre el informe de P&G por Clase para que solo muestre las transacciones de la «Ubicación 1»).

Esta personalización es una solución clave para analizar la rentabilidad de segmentos entrelazados, como ver la P&G de un «Departamento A» (Clase) solo dentro de una «Tienda B» (Ubicación).