QuickBooks online: Añadir órdenes de compra a gastos, facturas o cheques. 

¿Cómo puedo integrar órdenes de compra con gastos, facturas o cheques en QuickBooks Online?

Añadir órdenes de compra a gastos, facturas o cheques

Registrar una factura o gasto en QuickBooks cuando un proveedor acepta una orden de compra y envía los productos. La orden de compra se añade como una partida es una tarea sencilla. Cuando se cierra la orden de compra original, se conecta la factura o el gasto y se registra la contabilidad con precisión.

Asegúrese de que sus facturas están configuradas para mostrar la tabla de artículos de forma que pueda categorizar sus productos y servicios.

¿Puede realizar órdenes de compra en QuickBooks Online?

Tiene que ver la opción +Nuevo y luego puede hacer clic en «Orden de compra». Rellene los detalles necesarios como el nombre del proveedor, los artículos y las cantidades. Una vez completado, puede guardar o enviar la orden de compra al proveedor.

¿Cuál es la diferencia entre gasto y cheque en QuickBooks Online?

Un gasto se utiliza para registrar cualquier dinero gastado directamente, como en facturas o compras realizadas con una tarjeta de crédito. Un cheque, por otro lado, registra los pagos realizados con un cheque físico. Ambos reducen el saldo de su cuenta, pero se utilizan para distintos tipos de transacciones.

¿Cómo convertir una orden de compra en una factura en QuickBooks?

Para convertir una orden de compra en una factura, vaya a la orden de compra y haga clic en “Crear factura”. QuickBooks copiará los detalles en la factura automáticamente. A continuación, puede revisar, editar si es necesario, y guardar o enviar la factura a su cliente.

¿Cómo añado detalles de artículos a una factura en QuickBooks Online?

Para añadir detalles de artículos a una factura, abra la factura y vaya a la sección “Producto/Servicio”. Seleccione el artículo de su lista y QuickBooks rellenará los detalles como descripción, tarifa e importe. Puede ajustar la cantidad o añadir nuevos artículos según sea necesario antes de guardar la factura.

¿Cómo aplicar un cheque a una factura en QuickBooks?

Registre el cheque como un pago.Busque el botón +Nuevo y elija «Recibir pago». Elija el cliente, seleccione la factura e introduzca los detalles del cheque, como el número de cheque y el importe.

Pasos para activar el desglose en las facturas

• Vaya al icono «Configuración» o «Engranaje» en la esquina superior derecha de su panel de QuickBooks Online.
• Seleccione «Cuenta y configuración» en la sección «Su empresa».
• A continuación, busque la pestaña «Facturas y gastos».
• Aquí, usted necesita habilitar las siguientes cosas que son -.
• Marque la casilla que dice «Mostrar tabla de artículos en los formularios de gastos y compras» para habilitar el desglose en las facturas.
• Y también hacer que los gastos y artículos sean facturables.
• Ahora, es necesario realizar un seguimiento de los gastos y los artículos por cliente.
• Este simple paso de configuración asegura una representación más detallada y organizada de los gastos relacionados con las órdenes de compra.

¿Cómo añadir un pedido de compra a un gasto, factura o cheque?

Una vez que su proveedor haya aceptado la orden de compra, siga estos pasos:

• Una vez activado el desglose, puede vincular fácilmente pedidos de compra a gastos, facturas o cheques.
• Cree un nuevo gasto, factura o cheque: Navegue hasta el botón «+ Nuevo» y seleccione el tipo de transacción que desea crear.
• Seleccione Proveedor y Añadir orden de compra: Seleccione el proveedor asociado a la orden de compra y busque el campo «Orden de Compra».
• Adjuntar Orden de Compra: Haga clic en el botón «Añadir» del campo «Pedido de compra» y seleccione el pedido de compra correspondiente de la lista.
• Revisar y guardar: Compruebe que los datos son correctos, añada información adicional si es necesario y guarde la transacción.

¿Cómo añadir parte de un pedido a un gasto, factura o cheque?

• Necesita iniciar una Nueva Transacción: Cree un nuevo gasto, factura o cheque como de costumbre.
• Ahora, acceda a Elementos del pedido de compra: En el campo «Orden de compra», haga clic en «Añadir» y seleccione la orden de compra. QuickBooks Online mostrará una lista de artículos de la orden de compra seleccionada.
• Aquí, seleccione Artículos Específicos: Marque la casilla junto a los artículos que desea incluir en la transacción.
• Modifique las cantidades si es necesario: Modifique las cantidades si es necesario y QuickBooks calculará automáticamente el total basándose en los artículos seleccionados.
• Finalmente, complete la Transacción: Revise y guarde la transacción, asegurándose de que sólo se incluyen los artículos de la orden de compra seleccionados.

Esta función permite un control preciso de los gastos, especialmente cuando sólo una parte de un pedido de compra es relevante para una transacción específica.

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Eliminar una orden de compra de un gasto o factura

QuickBooks Online proporciona un proceso sencillo para eliminar órdenes de compra de gastos o facturas.

• Abra la transacción (gasto o factura) que desea modificar.
• Busque el campo «Orden de compra» y haga clic en «Editar» o «Eliminar».
• Confirme la eliminación del pedido de compra y guarde la transacción modificada.

Esta sencilla edición garantiza que sus registros reflejen con exactitud los cambios, permitiendo una contabilidad precisa.

Lea esto: ¿Cuál es la diferencia entre los paquetes de contabilidad de sobremesa y en la nube?

Conclusión

En conclusión, la integración de órdenes de compra en gastos, facturas y cheques en QuickBooks Online es un movimiento estratégico para mejorar la precisión y transparencia de sus registros financieros. Al permitir el desglose, vincular las órdenes de compra a las transacciones, incluir artículos de forma selectiva y eliminar fácilmente las órdenes de compra cuando sea necesario, las empresas pueden mantener un control minucioso de sus datos financieros.

Para cualquier consulta relacionada con las transacciones, puede ponerse en contacto con el experto llamando al teléfono +1-802-778-9005 o también enviando un correo electrónico a mailto:[email protected] . Además de la llamada telefónica, encontrará un servicio de atención al cliente las 24 horas del día.