QuickBooks Configuración Básica: Inventario, Cuentas Cliente-Proveedor, Saldos Iniciales

Abrir un plan de cuentas es muy importante para llevar un registro financiero preciso. Asegúrese también de que todas las cuentas que afecten a su balance tengan un saldo inicial. De este modo, sabrá de dónde partió la cuenta.

Aquí le ayudaremos a entender los saldos iniciales y cómo introducirlos y gestionarlos.

Explore la importancia de establecer saldos iniciales precisos en contabilidad.

En QuickBooks, es fundamental sincronizar las cuentas con las correspondientes transacciones bancarias y de tarjetas de crédito de la vida real. Al crear una nueva cuenta en QuickBooks, se selecciona una fecha de inicio para el seguimiento de las transacciones y se introduce el saldo real de la cuenta bancaria en ese día elegido. Este importe especificado y la fecha de inicio definen conjuntamente el saldo inicial de la cuenta.

Para establecer el saldo inicial, elija una fecha conveniente. En caso de que acabe de abrir una cuenta nueva en su banco, utilice la fecha de apertura de la cuenta. Para las cuentas existentes, fije su saldo inicial al principio del siguiente extracto bancario. Independientemente de la fecha, consulte el extracto bancario para conocer el saldo exacto de ese día.

Nota: QuickBooks gestiona eficazmente todos los saldos iniciales de sus cuentas a través de una cuenta de capital de saldo inicial, lo que facilita el análisis retrospectivo de sus asientos contables.

¿Cómo ingresar un saldo inicial?

Al conectar sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, Quickbooks descarga automáticamente el historial de transacciones anteriores hasta la fecha. Así es como se introduce el saldo inicial, también puede introducir manualmente el saldo inicial cuando no conecte su cuenta. Aprenda a introducir saldos iniciales –

• En primer lugar, necesita saber la cantidad que necesita introducir para su saldo inicial.
• Ahora, busque la “configuración” y haga clic en el “plan de cuentas”.
• Aquí, elija la pestaña “nuevo” y, a continuación, seleccione “configurar su cuenta”.
• Ahora, elige la fecha en la que quieres empezar a registrar tus datos financieros en la sección de saldo inicial.
• Rellene el saldo de la cuenta para la misma fecha y haga clic en el botón “Guardar”.

Al realizar este proceso, por fin podrá empezar a registrar las nuevas transacciones en QuickBooks que se produzcan después de la fecha del saldo inicial.

¿Cómo editar un saldo inicial?

Para agregar transacciones que son más antiguas que el saldo inicial, todo lo que tiene que hacer es editar la fecha de inicio y el saldo. Asegura que QuickBooks no cuente las transacciones dos veces.

• Paso 1: vaya a la pestaña “Configuración” y seleccione “Plan General de Contabilidad”.
• Paso 2: seleccione la cuenta cuyo saldo inicial desea modificar.
• Paso 3: Ahora haga clic en “Ver Registro”, haga clic en el icono del lápiz para editar los detalles de la cuenta.
• Paso 4: Ajuste el saldo inicial al importe corregido.
• Paso 5: Asegúrese de que el resto de la información relevante es correcta.
• Paso 6: Guarde los cambios y QuickBooks Online actualizará automáticamente sus registros.

Recuerde que mantener actualizados sus saldos iniciales es esencial para obtener informes financieros precisos. Revisar y editar regularmente sus saldos iniciales según sea necesario garantiza que sus registros financieros reflejen con precisión el estado actual de su empresa.

¿Cómo configurar productos y servicios en QuickBooks online?

Algunos productos y servicios básicos están incluidos en QuickBooks, pero crear los suyos propios le proporcionará informes más precisos y le ahorrará tiempo más adelante. Sin embargo, antes de registrar cualquier venta en QuickBooks, lo mejor es configurar los servicios y productos que se ofrecen a los clientes. A continuación le explicamos cómo hacerlo

Añadir un nuevo producto o servicio

Tienes que crear un producto o servicio una vez. Cuando los cree, puede añadirlos a los formularios de ventas tantas veces como necesite.

1. Inicie sesión en su cuenta de QuickBooks Online.
2. Desde el panel de control, vaya a la pestaña “Ventas” y seleccione “Productos y Servicios”.
3. Haga clic en el botón “Nuevo”.
4. Elija el tipo de artículo (Producto o Servicio) o no inventario.
5. Introduzca el nombre, SKU y otros detalles necesarios.
6. Elija la categoría relacionada con su producto y servicio.
7. Seleccione “Vendo este servicio/producto a mis clientes” si vende algún artículo.
8. Ahora rellena la descripción en el campo del formulario de venta.
9. Menciona el precio de venta y elige la cuenta que quieres utilizar para realizar el seguimiento de las ventas desde la cuenta de ingresos.
10. Configura la información de ventas, incluyendo el precio y la cuenta de ingresos.
11. Haz clic en “Guardar y cerrar” para añadir el artículo.

Añadir información de compra para un servicio o producto

Si le interesa saber cuánto gasta en un producto o servicio:

1. Navegue hasta la pestaña “Ventas” y seleccione “Productos y servicios”.

2. Localice el artículo para el que desea añadir información de compra y haga clic en él.

3. En los detalles del producto o servicio, vaya a la sección “Información de compra”.

4. Introduzca los datos de la cuenta de costes y gastos.

5. Haga clic en “Guardar y cerrar”.

Gestione los productos y servicios que vende mediante el seguimiento y la gestión de los mismos.

Para empezar, siga los pasos para controlar lo que compra y vende.

Editar una partida de producto o servicio:

En el menú Productos y servicios, tiene la opción de revisar y modificar cualquiera de sus productos o servicios.

1. En “Productos y servicios”, busqué la partida y haga clic sobre ella.

2. Modifique la información requerida.

3. Haga clic en “Guardar y cerrar”.

Cambiar el tipo de artículo de un producto o servicio:

1. Localiza el artículo en “Productos y servicios” y haga clic sobre él.

2. Seleccione “Editar” y cambie el tipo de artículo.

3. Actualice los detalles pertinentes.

4. Haga clic en “Guardar y cerrar”.

Contenido recomendado para leer: https://ebetterbooks.com/es/como-configurar-quickbooks-online/

Eliminar un elemento de producto o servicio

1. En “Productos y servicios”, busque el elemento que desea eliminar.

2. Haga clic en la flecha desplegable junto a “Editar”.

3. Seleccione “Eliminar”.

4. Confirme la eliminación.

Añadir artículos de inventario:

Para los negocios que manejan productos físicos, QuickBooks Online ayuda a rastrear el inventario. Al añadir un producto o servicio, activa la función de seguimiento de inventario. Establezca las cantidades iniciales y QuickBooks las ajustará automáticamente a medida que realice ventas o reciba nuevo inventario.

Lea los pasos para saber cómo añadir artículos de inventario- 

• Hay que conocer los diferentes tipos de productos y servicios.
• Debe activar el seguimiento del inventario.
• Ahora, vaya a la opción “Añada el nombre de su producto”, Unidad de Mantenimiento de Stock y Categoría.
• Aquí, haga clic en la opción y añada la cantidad de su producto, el punto de reorden y la cuenta de inventario.
• Ahora, introduzca la información de ventas, impuestos y compras de su producto.
• Por último, reemplace un producto no preventivo por uno que esté disponible.

¿Cómo Añadir un cliente? 

1. Abra su cuenta de QuickBooks e inicie sesión.
2. Haga clic en la pestaña “Ventas” en el menú principal.
3. Selecciona “Clientes” en el menú desplegable.
4. Busca el botón “Nuevo Cliente” y haz clic sobre él.
5. Introduce los datos del cliente como nombre, email, teléfono y dirección.
6. Haz clic en “Guardar” para añadir el nuevo cliente a tu lista.

Añadir un empleado:

1. Navega hasta la pestaña “Trabajadores” o “Empleados”.
2. Haga clic en “Empleados” entre las opciones.
3. Busca el botón “Añadir un empleado” y selecciónalo.
4. Introduce detalles como nombre, dirección, información de contacto y detalles de empleo.
5. Guarde la información del empleado para añadirla a sus registros.

Agregar un Proveedor:

1. Haga clic en la pestaña “Gastos” del menú principal.
2. Selecciona “Proveedores” en el submenú.
3. Localice el botón “Nuevo Proveedor” y haga clic sobre él.
4. Introduzca la información del proveedor incluyendo nombre, dirección y número de teléfono.
5. Introduzca la información del vendedor incluyendo nombre, datos de contacto y dirección.
6. Guarde los datos del vendedor para incluirlos en su lista de vendedores.

Conclusión

Por último, puede averiguar cómo configurar los aspectos básicos de QuickBooks: Inventario, Cuentas Cliente-Proveedor, Saldos de Apertura y Plan de Cuentas. Todos los pasos detallados le ayudarán a configurar las funciones básicas de QuickBooks en línea.  Si todavía tiene alguna pregunta sobre el contenido, póngase en contacto con nosotros en +1-802-778-9005 y envíenos un correo electrónico a [email protected] .