¿Cómo eliminar una factura en QuickBooks?

Una factura puede resultar innecesaria si se crea por error, o si un cliente cancela su pedido. Si este es el caso, debe eliminar la factura de sus registros de QuickBooks. Si usted se está preguntando cómo eliminar una factura en QuickBooks, a continuación, siga paso a paso cómo eliminar una factura en QuickBooks.

¿Cuáles son las razones para eliminar una factura en QuickBooks?

Vamos a repasar algunos escenarios comunes en los que puede necesitar eliminar una factura.

• Entrada incorrecta: Creaste una factura con detalles incorrectos, y es más fácil borrarla y empezar de cero que editarla.
• Factura duplicada: Cometiste un error y creaste dos facturas por el mismo servicio o producto.
• Pedido cancelado: El cliente canceló su pedido después de recibir la factura.
• Limpieza contable: Descubrió una factura que no estaba en sus registros durante una auditoría o una comprobación rutinaria.

El procedimiento para eliminar una factura en QuickBooks

Eliminar una factura en QuickBooks es un proceso sencillo. Siga las directrices para completarlo.

Paso 1 – Inicie sesión en QuickBooks como administrador.

Tiene que iniciar sesión en su cuenta de QuickBooks. Verifique que tiene los permisos necesarios para eliminar facturas. Normalmente, esto implica que usted debe ser administrador o tener derechos de acceso similares.

Paso 2 – Vaya a la sección de ventas o facturación.

Después de iniciar sesión, vaya a las secciones “Ventas” o “Facturación”. El nombre puede diferir ligeramente dependiendo de su versión de QuickBooks (como QuickBooks Online o QuickBooks Desktop).

• La sección Ventas se encuentra en el menú de la izquierda de QuickBooks Online.
• Para acceder a QuickBooks Desktop, vaya a través del menú principal.

Paso 3: Buscar la factura

Encontrará una lista de facturas en la sección Ventas o Facturación. Busque la factura que desea eliminar. Puede buscarla utilizando el nombre del cliente, el número de factura o la fecha. QuickBooks ofrece una barra de búsqueda y opciones de filtro para hacer esto más conveniente.

Paso 4: Abrir la factura

Seleccione la factura que desea eliminar. Al realizar esta acción, se abrirán los detalles de la factura.

Paso 5: Eliminar la factura

Cuando la factura esté abierta, busque la opción “Más” o el icono de la papelera, que suele indicar la opción de eliminar. QuickBooks Online suele mostrarla en la parte inferior de la pantalla de la factura. Es posible verlo en la barra de herramientas o en el menú “Editar” en QuickBooks Desktop.

• Cuando haga clic en el botón “Más” en la parte inferior de la factura en QuickBooks Online, se le pedirá que seleccione “Eliminar».
• Para eliminar una factura en QuickBooks Desktop, vaya al menú “Editar” en la parte superior y seleccione “Eliminar factura”.

Paso 6: Confirmar la eliminación

Cuando haga clic en eliminar, QuickBooks le pedirá que confirme la acción. Para evitar borrar accidentalmente una factura, realice este paso. Asegúrese de confirmar la eliminación y QuickBooks eliminará la factura de sus registros.

Tenga en cuenta las consideraciones importantes –

Cuando necesite eliminar una factura en QuickBooks, tenga en cuenta que afectará a sus registros financieros. Eliminará los ingresos asociados a esa factura y podría afectar a sus informes de ventas y cuentas por cobrar. Usted necesita estar seguro de que la eliminación de la factura es el curso correcto de acción y que no está afectando negativamente a sus estados financieros.

Lea esto: QuickBooks Error PS036: Solución de problemas de suscripción de nómina

¿Cuáles son las alternativas a la eliminación de una factura en QuickBooks?

En caso de que, usted no está seguro acerca de la eliminación de una factura, entonces usted debe considerar estos métodos alternativos:

1. Anular la factura: Existe la opción de anular la factura cuando intenta eliminarla. La anulación mantiene un registro de la factura en su sistema y no la elimina permanentemente, por lo que no afecta a sus finanzas.    

• Simplemente inicie sesión en QuickBooks Online, abra la factura, haga clic en “Más” y seleccione “Anular”.
• En QuickBooks Desktop, busque la opción de factura iniciando sesión en la cuenta, luego vaya al menú “Editar” y seleccione “Anular factura.”

2. Editar factura: Tiene la opción de editar la factura en lugar de eliminarla. En caso de que la factura contenga errores, puede simplemente editarla. Para editar la factura, primero debe iniciar sesión en su cuenta de QuickBooks y luego Abrir la factura, hacer los cambios necesarios y guardarla.

Haga una copia de seguridad de sus datos

Antes de realizar cualquier acción, como eliminar una factura en QuickBooks, debe conocer el proceso de copia de seguridad. Debe hacer una copia de seguridad de sus datos antes de realizar cambios significativos. QuickBooks Online realiza automáticamente copias de seguridad de sus datos, pero también puede exportar sus registros financieros. Sin embargo, en QuickBooks Desktop, puede crear un archivo de copia de seguridad yendo al menú “Archivo”.

¿Cuáles son los problemas más comunes al eliminar una factura en QuickBooks?

Cuando no puede encontrar la opción de eliminar

Si no puede ver la opción para eliminar una factura, es posible que no disponga de los permisos necesarios. Por lo tanto, debe consultar con su administrador para realizar el proceso.

¿Ves un mensaje de error?

Cuando estás intentando eliminar una factura y ves un mensaje de error en la pantalla, esto puede deberse a varias razones. Las razones podrían ser como, podría haber restricciones basadas en el estado de la factura, fallos del sistema. Sin embargo, también tenemos opciones para solucionar estos problemas.

• Actualizar la página: Simplemente actualiza la página para resolver errores menores.
• Borrar la caché del navegador: Para QuickBooks Online, puede borrar la caché del navegador.
• Reiniciar QuickBooks: Para QuickBooks Desktop, los usuarios deben reiniciar la aplicación para solucionar problemas temporales.
• Póngase en contacto con el servicio de asistencia: Si el problema persiste, optar por ponerse en contacto con expertos de QuickBooks para obtener ayuda es una buena idea.

Factura vinculada a pagos.

En este caso, cuando la factura está vinculada a pagos u otras transacciones, es posible que no pueda eliminar una factura en QuickBooks. Por lo tanto, en tal situación, usted tiene que eliminar esas transacciones y desvincularlas primero. 

Conclusión

Seguir el proceso de eliminación de una factura en QuickBooks es una tarea completamente sencilla. Sin embargo, es esencial saber cómo puede afectar a sus estados financieros. QuickBooks ofrece las mejores herramientas para resolver problemas comunes y gestionar las finanzas. Las herramientas también ayudan a corregir errores, gestionar pedidos cancelados o hacer frente a pedidos anulados. 

Por otra parte, es un gran consejo considerar métodos alternativos como la edición, anulando la factura en lugar de eliminar en QuickBooks con el fin de mantener una pista de auditoría clara. Si usted encuentra alguna dificultad siguiendo los pasos, debe conectarse con el agente de servicio al cliente de QuickBooks llamando al +1-802-778-9005 o envíenos sus consultas relacionadas con la factura a [email protected] .