¿Cómo añadir un contable en QuickBooks Online?

Una de las mejores características de QuickBooks Online es añadir un contable a QuickBooks Online o la posibilidad de colaborar. Al agregar su contador a su cuenta de QuickBooks, puede simplificar su gestión financiera, garantizar la precisión y obtener asesoramiento profesional cuando lo necesite. Usted puede aprender fácilmente el proceso de agregar un contador a su cuenta de QuickBooks Online en simple.

¿Por qué necesito añadir un contable a QuickBooks Online?

Es muy importante saber por qué necesita agregar un contador a QuickBooks Online antes de conocer los pasos a seguir. 

• Existen contadores que son profesionales capacitados que pueden ayudarlo a navegar situaciones financieras complejas y asegurarse de que sus libros sean precisos.
• Si su contable accede directamente a sus datos financieros, ahorrará tiempo en comunicaciones de ida y vuelta.
• El contable puede ayudarle a cumplir las leyes y normativas fiscales, reduciendo el riesgo de sanciones.
• El experto contable puede proporcionarle información valiosa sobre su salud económica y aconsejarle sobre cómo mejorar el rendimiento de su empresa.

Ahora que comprende los beneficios, comencemos con los pasos para agregar un contador a su cuenta de QuickBooks Online.

Pasos para añadir un contable en QuickBooks Online

Paso 1: Los usuarios deben haber iniciado sesión en su cuenta de QuickBooks Online. Si no tiene una cuenta, cree una para completar el proceso. Además, QuickBooks Online ofrece varios planes, así que elija el que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

Procedimiento de inicio de sesión

• Uno tiene que ir a la página web de QuickBooks Online.
• A continuación, mencione su ID de usuario y contraseña.
• Ahora, simplemente haga clic en el botón “Iniciar sesión”.

Paso 2: Después de iniciar sesión en la cuenta, tendrá que ir a la página donde se puede ver la opción “Administrar usuarios”.

• Para iniciar el proceso, tienes que hacer clic en el icono de Configuración.
• Selecciona la opción “Gestionar usuarios” que encontrarás en la sección “Tu empresa”. 

Paso 3: Ahora puedes invitar a tu contable a acceder a tu cuenta de QuickBooks Online.

• Puedes encontrar la pestaña de Empresas Contables y hacer clic sobre ella.
• Ahora, haz clic en el botón Invitar.
• Aquí, usted necesita proporcionar algunos detalles requeridos. Así que usted debe llenar la dirección de correo electrónico de su contador. No se olvide de comprobar la dirección de correo electrónico para una mejor precisión.
• El contable recibirá una invitación por correo electrónico para unirse a su cuenta de QuickBooks Online. En cuanto acepte la invitación, tendrá acceso a sus datos financieros y podrá empezar a ayudarle a gestionar sus libros.

Paso 4: Es posible que desee realizar un seguimiento con su contable para asegurarse de que ha recibido y aceptado la invitación. Descubra cómo puede comprobar el estado de la invitación:

• Tienes que volver a la página Gestionar usuarios.
• En ella busca la pestaña Empresas contables.
• Comprueba el estado de la invitación. Aparecerá como «Pendiente» hasta que su contable la acepte.

Una vez que su contable acepte la invitación, el estado cambiará a «Activo» y aparecerá como usuario activo en la pestaña Empresas contables.

 Paso 5: Administrar los permisos del contable

En QuickBooks Online, es posible gestionar los permisos de su contable, asegurándose de que tiene el acceso que necesita para realizar su trabajo de forma eficaz.

• Diríjase a la pantalla Gestionar usuarios.
• Indique el nombre de su contable.
• Pulsa el botón Editar junto a su nombre.
• Compruebe y ajuste los permisos según sea necesario. En la mayoría de los casos, le conviene dar a su contable acceso total para que pueda ver y gestionar todos los aspectos de sus finanzas.

Paso 6: Colaboración con su contable

Cuando su contable tenga acceso a su cuenta de QuickBooks Online, podrá empezar a colaborar. Estos son algunos consejos para sacar el máximo provecho de esta colaboración:

• Comprobaciones periódicas: Organiza reuniones periódicas con tu contador para revisar tus datos financieros y discutir cualquier inquietud o pregunta que puedas tener.
• Comparte documentos: Utilizar QuickBooks Online para poner en común con tu contable documentos financieros importantes, como facturas, recibos y extractos bancarios.
• Aprovecha los informes: Solicita a tu contable que genere y revise informes financieros, como cuentas de pérdidas y ganancias, balances y estados de flujo de caja. Todos estos informes pueden proporcionar información valiosa sobre el rendimiento de tu empresa.

Solución de problemas comunes

Cuando añada un contador a su QuickBooks puede encontrarse con algunos problemas comunes. A este respecto, le indicamos cómo solucionarlos:

Problema 1: Si no se recibe la invitación.

En caso de que su contador no haya recibido el correo electrónico de invitación, debe intentar los siguientes pasos:

• En caso de no recibir la invitación, deberá verificar de nuevo la dirección de correo electrónico. 
• Vuelva a enviar la invitación yendo a la página Gestionar usuarios, buscando la invitación pendiente y haciendo clic en el botón Volver a enviar invitación.

Problema 2: La invitación no ha sido aceptada

Si el responsable de su cuenta no ha aceptado la invitación, contáctese para asegurarse de que la ha recibido y de que sabe cómo aceptarla. Si no está familiarizado con QuickBooks Online, también puede guiarle a través del proceso.

Problema 3: Problemas de permisos

Este problema se debe a que su contable no puede acceder a determinadas funciones o datos, así que compruebe sus permisos para asegurarse de que tiene el acceso que necesita. En la página Gestionar usuarios, busque el nombre de su contable y haga clic en el botón Editar para revisar y ajustar sus permisos.

Los beneficios de usar QuickBooks Online con su contador

Añadir un contable a su cuenta de QuickBooks Online ofrece numerosas ventajas que pueden ayudarle a agilizar las operaciones de su empresa y mejorar su salud financiera. 

• Colaboración en tiempo real.

En QuickBooks Online, tanto usted como su contable pueden acceder a los datos financieros en tiempo real. De este modo, pueden trabajar juntos de forma más eficiente y tomar decisiones informadas basadas en información actualizada.

• Mayor precisión

La posibilidad de que su contable acceda directamente a su cuenta de QuickBooks Online reduce el riesgo de errores. Ellos pueden revisar sus entradas, conciliar cuentas y asegurarse de que sus libros son precisos y completos.

• Mejores informes financieros

En QuickBooks Online, puede generar y analizar diversos informes financieros que le proporcionarán información valiosa sobre el rendimiento de su empresa. Con esta información puede identificar tendencias, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones estratégicas.

• Preparación simplificada de impuestos

Al llegar la temporada de impuestos, tener a su contable ya configurado en QuickBooks Online hace que el proceso sea mucho más sencillo. Fácilmente pueden acceder a la información que requieren para preparar sus declaraciones de impuestos con precisión y a tiempo.

• Ahorro de tiempo

Al darle acceso a su contable a su cuenta de QuickBooks Online, ahorrará tiempo en la introducción manual de datos y en la comunicación. De este modo, podrá centrarse en dirigir su empresa mientras su contable se ocupa de los detalles financieros.

Conclusión

Es muy fácil invitar a su contable a unirse a su cuenta de QuickBooks Online, gestionar sus permisos y empezar a colaborar de forma más eficaz. Le recordamos que contar con un contable en su equipo puede aportarle la experiencia, eficiencia y conocimientos que necesita para tomar decisiones financieras informadas y hacer crecer su negocio. No dude en aprovechar esta valiosa función de QuickBooks Online.

Si te encuentras con algún problema o tienes alguna pregunta en el camino, QuickBooks Online ofrece amplios recursos de apoyo, incluyendo artículos de ayuda, tutoriales y atención al cliente. Por lo tanto, póngase en contacto directamente con el experto de QuickBooks llamando al +1-802-778-9005 o por correo electrónico – support@ebetterbooks.com .