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octubre 21, 2024
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0 Comments Seguimiento del inventario en su sistema de contable: La gestión del inventario es una parte crucial de la gestión de cualquier empresa que trabaje con productos físicos. Sin un seguimiento preciso, su empresa podría perder de vista los niveles de existencias, lo que provocaría problemas como la escasez de existencias, el exceso de pedidos o la presentación de informes financieros incorrectos.
Este blog le explicará cómo realizar un seguimiento eficaz del inventario en su sistema contable, analizará las funciones de los contables en este proceso y explicará los distintos métodos disponibles para el seguimiento y el control del inventario.
Contents
En contabilidad, el inventario se refiere a los bienes o materiales que una empresa posee con la intención de vender. Incluye las materias primas, el trabajo en curso y los productos acabados. El inventario se clasifica como activo corriente en el balance porque se espera que se venda dentro del ciclo empresarial normal. Un seguimiento adecuado garantiza que los registros financieros reflejen con exactitud el valor de las existencias en cada momento.
El seguimiento del inventario proporciona información valiosa sobre la salud financiera de su empresa. Garantiza que:
Conocer en todo momento las existencias disponibles.
Evita las roturas de stock y los excesos de existencias, ahorrando dinero y espacio.
Puede calcular correctamente el coste de las mercancías vendidas (COGS), que repercute en su rentabilidad.
Cumplirá la normativa fiscal en materia de inventario.
Dispone de datos financieros precisos para tomar mejores decisiones.
Existen varios métodos para realizar el seguimiento del inventario, cada uno de los cuales ofrece distintas ventajas en función del tamaño de su empresa, su sector y sus necesidades operativas. Éstos son los sistemas más comunes para el seguimiento de su inventario en un sistema de contabilidad:
1. Seguimiento manual del inventario
A veces, las pequeñas empresas realizan un seguimiento manual del inventario utilizando hojas de cálculo o registros escritos. Aunque este método es rentable, puede resultar ineficaz y propenso a errores a medida que la empresa crece. Un sistema básico de hoja de cálculo incluye columnas para nombres de productos, cantidades, precios unitarios y fechas de compra o venta.
Ventajas:
Bajo coste
Fácil de configurar
Contras:
Lleva mucho tiempo
Alto riesgo de error humano
Difícil de ampliar
2. Sistema de inventario periódico
El sistema de inventario periódico consiste en contar las existencias a intervalos regulares: semanal, mensual o anualmente. Este método es útil para las empresas que no necesitan datos de inventario en tiempo real, pero desean mantener una idea general de los niveles de existencias.
Ventajas:
Fácil de implantar
Adecuado para pequeñas empresas
Desventajas:
No proporciona información en tiempo real
Puede dar lugar a discrepancias de existencias entre los recuentos
3. Sistema de inventario permanente
En un sistema de inventario permanente, cada vez que se compra, vende o devuelve un producto, se actualiza el sistema de inventario. Este sistema es más complejo pero proporciona datos en tiempo real, por lo que es ideal para grandes empresas con un gran volumen de ventas o un inventario complejo.
Ventajas:
Actualización del inventario en tiempo real.
Informes más precisos
Ayuda a evitar roturas de stock y excesos de existencias
Lea esto: ¿Cómo proteger la información financiera confidencial?
Desventajas:
Más caro de implantar
Requiere integración con sistemas POS (punto de venta) o ERP (planificación de recursos empresariales)
4. Escaneado de códigos de barras
Los sistemas de escaneado de códigos de barras agilizan el seguimiento del inventario automatizando el proceso. A cada artículo de su inventario se le asigna un código de barras único. A medida que se escanea el código de barras, el sistema se actualiza automáticamente cada vez que el producto entra o sale de stock.
Ventajas:
Reduce los errores de introducción manual
Agiliza los procesos de inventario
Compatible con sistemas de inventario permanente
Desventajas:
Costes de instalación iniciales
Requiere equipos como escáneres de códigos de barras
5. Software de gestión de inventarios
Para muchas empresas, invertir en un software de gestión de inventarios es la mejor manera de mantener registros precisos. Estos programas suelen integrarse con su sistema de contabilidad y ofrecen funciones avanzadas como:
Algunos ejemplos de programas populares de gestión de inventario son QuickBooks, Fishbowl y Zoho Inventory.
Ventajas:
Desventajas:
Sí, los contables pueden hacer un seguimiento del inventario, pero su función puede variar en función del tamaño de la empresa y de la complejidad del sistema de inventario. En muchas pequeñas empresas, el contable se encargará del seguimiento básico del inventario como parte de sus responsabilidades, tales como
En empresas más grandes, la gestión del inventario puede estar a cargo de un gestor de inventario dedicado, mientras que el contable se centra más en la integración de los datos de inventario en los informes financieros de la empresa. En estos casos, el contable trabaja en estrecha colaboración con el gestor de inventario para garantizar la exactitud de los estados financieros, especialmente en lo que respecta a la valoración del inventario.
Un sistema de seguimiento de inventario hace referencia a los métodos y herramientas que utiliza una empresa para gestionar sus niveles de inventario. Estos sistemas pueden ser tan sencillos como el seguimiento manual o tan sofisticados como las soluciones basadas en software.
Los elementos clave de un sistema de seguimiento de inventarios incluyen
El control de inventarios se refiere al proceso de gestión de las existencias para garantizar que satisfacen las necesidades operativas de la empresa sin exceso ni falta de existencias. En contabilidad, el control de inventarios es crucial para mantener registros precisos del valor de las existencias, lo que afecta directamente a los estados financieros.
Un control eficaz del inventario ayuda a las empresas a
El control de inventarios suele implicar el establecimiento de niveles mínimos y máximos de existencias, la gestión de los nuevos pedidos y la realización de auditorías periódicas para garantizar que el recuento de existencias coincide con los registros financieros.
El seguimiento y control del inventario requiere una combinación de herramientas, técnicas y buenas prácticas. He aquí cómo puede gestionar eficazmente el inventario en su empresa:
1. Establezca una política clara de gestión del inventario
Desarrolle una política detallada que describa cómo debe gestionarse el inventario. Esto incluye definir
2. Utilice el método de valoración de existencias adecuado
Elija un método de valoración de existencias que se adapte a su empresa. Los tres métodos más comunes son:
Cada método afecta de forma diferente a sus informes financieros, especialmente en lo que se refiere al COGS y al valor final del inventario.
3. Automatizar siempre que sea posible
El uso de software de gestión de inventario automatiza muchos procesos, tales como:
4. Realizar auditorías periódicas
Las auditorías periódicas de existencias ayudan a identificar discrepancias entre el inventario físico y los niveles de existencias registrados. Los métodos de auditoría más comunes son
Establezca puntos de pedido claros para cada producto. Algunos sistemas de gestión de inventarios pueden reordenar automáticamente las existencias cuando los niveles caen por debajo de un determinado umbral. Esto ayuda a evitar las roturas de stock y garantiza que siempre se disponga de la cantidad adecuada de existencias.
6. Seguimiento de la rotación
La rotación de inventario es el ritmo al que se venden y reponen las existencias durante un periodo determinado. Un índice de rotación elevado suele indicar una gestión eficaz del inventario, mientras que un índice de rotación bajo sugiere un exceso de existencias o unas ventas lentas. Puedes hacer un seguimiento a través de:
Índice de rotación: Se calcula dividiendo el COGS por el inventario medio durante un periodo.
¿Qué es el seguimiento del inventario?
El seguimiento del inventario es el proceso de realizar un seguimiento de todo el inventario que se tiene a mano, así como de controlar cuándo se vende, se utiliza o se repone.
¿Puedo utilizar hojas de cálculo para el seguimiento del inventario?
Sí, las pequeñas empresas con un número limitado de productos pueden utilizar hojas de cálculo para realizar el seguimiento del inventario. Sin embargo, este método puede ser difícil de gestionar a medida que su empresa crece.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema de inventario periódico y uno permanente?
Un sistema de inventario periódico actualiza los niveles de existencias a intervalos fijos, mientras que un sistema permanente realiza un seguimiento del inventario en tiempo real.
¿Necesito un software de gestión de inventarios?
El software de gestión de inventarios no es necesario, pero sí muy recomendable, sobre todo si su empresa maneja un gran número de productos u opera en múltiples ubicaciones. Proporciona un seguimiento en tiempo real y ayuda a evitar errores en las existencias.
¿Qué es la pérdida de existencias?
La pérdida de existencias se refiere a la pérdida de productos por robo, daños o errores administrativos. Las auditorías periódicas y la aplicación de medidas de seguridad pueden ayudar a minimizar las mermas.
¿Cómo afectan las existencias a los estados financieros?
Las existencias se registran como activo en el balance. También desempeña un papel crucial en el cálculo del coste de las mercancías vendidas (COGS), que afecta a la cuenta de resultados y a la rentabilidad global.
¿Con qué frecuencia debo realizar un recuento de existencias?
La frecuencia de los recuentos de existencias depende del tamaño de su empresa y del método que utilice. Las pequeñas empresas pueden realizar recuentos mensuales, mientras que las grandes empresas que utilizan un sistema perpetuo sólo pueden realizar recuentos físicos anuales a efectos de auditoría.
El seguimiento y control del inventario es un aspecto fundamental de la gestión eficaz de una empresa, ya que influye directamente en la rentabilidad, el flujo de caja y la eficiencia general. Mediante la implantación de un sistema adecuado de seguimiento del inventario, ya sea manual, periódico o perpetuo, puede asegurarse de que sus niveles de existencias son precisos y están actualizados. Los contables desempeñan un papel crucial en este proceso, integrando los datos de inventario en sus registros financieros para ofrecer una imagen clara de la salud financiera de su empresa.
