Los dos principales métodos contables son el de caja y el de devengo. Cada uno tiene sus propias reglas, ventajas y desventajas, adaptadas a los distintos tipos de empresas y necesidades financieras. Además, algunas empresas pueden adoptar un enfoque híbrido para hacer frente a sus circunstancias específicas, mezclando aspectos tanto de la contabilidad de caja como de la contabilidad de ejercicio.

Los métodos contables son sistemas o prácticas utilizados por empresas y particulares para registrar, informar y analizar las transacciones financieras. Estos métodos definen cuándo y cómo se reconocen los ingresos y los gastos, lo que ofrece claridad y coherencia en los informes financieros. Es esencial elegir el método contable adecuado para mantener registros financieros precisos y cumplir los requisitos normativos. La selección de un método contable puede influir en todos los aspectos, desde la declaración de impuestos hasta la toma de decisiones financieras y la estrategia a largo plazo.

Importancia de los métodos contables

La contabilidad permite a una empresa controlar todos los aspectos de sus finanzas, desde los ingresos a los costes, pasando por los impuestos. La falta de una contabilidad precisa llevaría muy probablemente a la desaparición de una empresa. Para poder pagar los impuestos al Servicio de Impuestos Internos (IRS), es necesario llevar una contabilidad exacta.

Los métodos contables son fundamentales para gestionar las finanzas con eficacia. Garantizan que las empresas:

• Cumplan las normas: Seguir un método contable reconocido ayuda a las empresas a cumplir sus obligaciones legales y fiscales. El cumplimiento no sólo evita sanciones, sino que también crea una base sólida para la integridad operativa.
• Tomar decisiones informadas: Los datos fiables permiten una planificación estratégica y una toma de decisiones eficaz. Con la información financiera adecuada, las empresas pueden optimizar el crecimiento y asignar los recursos de forma eficiente.
• Atraer inversores: Los registros financieros coherentes generan confianza y demuestran profesionalidad. Es más probable que los inversores y las partes interesadas apoyen a las empresas con prácticas financieras transparentes y fiables.
• Comprender la salud financiera: Los registros precisos proporcionan información sobre la rentabilidad, el flujo de caja y la estabilidad financiera. Esta claridad es esencial para identificar tendencias y abordar retos.

Elegir el método correcto garantiza que los registros financieros de una empresa estén en consonancia con sus operaciones, las normas del sector y las necesidades normativas.

Dos métodos principales de contabilidad

Contabilidad de caja

Cuando se recibe o se paga efectivo, sólo se tiene en cuenta en el método contable de caja. Este método es sencillo y lo utilizan habitualmente las pequeñas empresas o los particulares que dan prioridad a la sencillez.

Nota: De acuerdo con las normas del IRS, las empresas que tienen un promedio de ingresos brutos anuales superiores a 25 millones de dólares durante los tres años anteriores deben utilizar el método del devengo.

Cómo funciona:

• Los ingresos se reconocen cuando se recibe el efectivo, sin importar cuándo se prestó el servicio o se vendió el producto. 

Por ejemplo, aunque el servicio se haya terminado antes, el pago recibido por un servicio en marzo se registrará en ese momento.

• El pago en efectivo es cuando se registran los gastos, no cuando se incurre realmente en ellos. Los pagos por suministros o servicios sólo se reconocen cuando salen de la cuenta.

Este enfoque proporciona una instantánea clara del efectivo real disponible, lo que facilita el seguimiento de la liquidez.

Contabilidad por devengo

El método contable de devengo reconoce los ingresos y gastos cuando se devengan o incurren, independientemente de cuándo se reciba o pague el efectivo. Con este método contable, se puede tener una visión completa y clara de la salud financiera de una empresa.

Cómo funciona:

• Los ingresos se registran en el momento en que se obtienen, aunque el pago no se reciba hasta más adelante. Independientemente de que el pago llegue en febrero, los ingresos de un proyecto finalizado en enero se registran en enero.
• Los gastos deben registrarse en el momento en que se contraen, aunque el pago se efectúe más tarde. Por ejemplo, aunque se pague en mayo, una compra realizada a crédito en abril se registra en abril.

La contabilidad por devengo se ajusta más a la verdadera situación financiera de una empresa, reflejando con exactitud las obligaciones y los ingresos.

Ventajas e inconvenientes de la contabilidad de caja y Contabilidad por devengo

Ventajas de la contabilidad de caja

1. Simplicidad de uso

La contabilidad de caja es sencilla porque las transacciones sólo se registran cuando el dinero entra o sale físicamente de la cuenta. Esto elimina la necesidad de tratar con cuentas a cobrar, cuentas a pagar o ajustes complejos. Para las pequeñas empresas o los particulares que no tengan conocimientos de contabilidad, su sencillez la convierte en el punto de partida ideal.

2. Visión en tiempo real del flujo de caja

Este método proporciona una imagen precisa y actualizada del efectivo disponible en cada momento. Los empresarios pueden conocer fácilmente su situación financiera de un vistazo, sin preocuparse por facturas pendientes o impagados.

3. Costes más bajos

Dado que la contabilidad de caja es menos compleja, no requiere programas avanzados de contabilidad ni amplios servicios de teneduría de libros. A menudo, las pequeñas empresas pueden gestionar sus finanzas de forma independiente o con una ayuda profesional mínima, ahorrando costes.

4. Ventajas fiscales gracias al calendario

Las empresas sólo declaran los ingresos cuando los reciben y deducen los gastos cuando los pagan. Esto permite un calendario estratégico de pagos y recibos para aplazar las obligaciones fiscales, lo que ofrece un mayor control sobre cuándo se deben pagar los impuestos.

5. Auditoría y mantenimiento de registros más sencillos

Con menos entradas y sin necesidad de contabilizar las cuentas a cobrar o a pagar, la contabilidad de caja simplifica el mantenimiento de registros. Esta simplicidad puede hacer que las auditorías sean más sencillas y menos estresantes, ya que los registros financieros coinciden estrechamente con los extractos bancarios.

6. Ideal para empresas pequeñas o unipersonales

Los autónomos, los empresarios individuales y las pequeñas empresas con transacciones limitadas suelen beneficiarse de la contabilidad de caja, ya que satisface sus necesidades sin la complejidad de la contabilidad de ejercicio.

7. Requisitos de cumplimiento reducidos

A diferencia de la contabilidad por el principio de devengo, la contabilidad de caja no requiere el cumplimiento de los PCGA (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) ni de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), lo que simplifica el proceso para las empresas que no requieren una gran cantidad de informes.

8. Reconocimiento inmediato de las transacciones

Los ingresos y gastos se registran en el momento en que se producen. Esta inmediatez facilita a los empresarios la comprensión de la conexión entre su cuenta bancaria y sus registros financieros.

9. Rápida implantación

La implantación de la contabilidad de caja es sencilla y no requiere sistemas complejos ni amplios conocimientos de principios contables, lo que permite a las empresas empezar a realizar el seguimiento de las transacciones casi de inmediato.

10. Flexibilidad para la declaración de impuestos

Para las empresas que no tienen grandes cuentas por cobrar, la contabilidad de caja proporciona flexibilidad en la gestión de los ingresos imponibles, ya que los impuestos sólo se deben sobre el efectivo realmente recibido durante el año fiscal.

Contras de la contabilidad de caja

1. Representación financiera inexacta

La contabilidad de caja sólo registra el efectivo en caja y no contabiliza el dinero que se debe (cuentas por cobrar) o el dinero que se debe a otros (cuentas por pagar). Esto puede crear una imagen engañosa de la salud financiera de la empresa, especialmente si existen cuentas por cobrar o por pagar significativas.

2. Incumplimiento de los GAAP

La contabilidad de caja no cumple los requisitos de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Esto puede ser un problema para las empresas que necesitan proporcionar estados financieros a inversores, prestamistas o agencias reguladoras.

3. Desajuste entre ingresos y gastos

Dado que los ingresos y los gastos se registran cuando el efectivo cambia de manos y no cuando se incurre en ellos, puede haber desajustes entre el momento de los ingresos y el de los gastos correspondientes. Esto dificulta la evaluación de la rentabilidad durante un periodo determinado.

4. Inadecuación para empresas con existencias

Para las empresas que gestionan existencias, la contabilidad de caja es poco práctica. Las transacciones relacionadas con el inventario requieren una contabilidad de devengo para hacer coincidir los costes con las ventas, garantizando un cálculo preciso de los beneficios y el cumplimiento de la legislación fiscal.

5. Información financiera limitada

La contabilidad de caja no proporciona información detallada para la planificación financiera a largo plazo o el análisis de tendencias. Los empresarios pueden tener dificultades para prever los ingresos futuros, gestionar eficazmente los presupuestos o tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa.

6. Uso restringido en los informes fiscales

Algunas jurisdicciones o tipos de empresas, especialmente las que superan un determinado umbral de ingresos, pueden estar obligadas a utilizar la contabilidad de ejercicio a efectos fiscales. Esta restricción limita la aplicabilidad de la contabilidad de caja a las grandes empresas.

7. Dificultades para obtener financiación

Las instituciones financieras y los inversores suelen exigir estados financieros basados en el principio de devengo para evaluar la salud financiera de una empresa. Las limitaciones de la contabilidad de caja pueden obstaculizar la capacidad de una empresa para obtener préstamos o atraer inversores.

8. Posibilidad de manipulación

Las empresas pueden manipular sus resultados financieros con la contabilidad de caja retrasando o adelantando estratégicamente pagos o cobros. Esta falta de rendición de cuentas sobre las cuentas a cobrar y a pagar facilita la tergiversación de los resultados financieros.

9. Transición compleja a la contabilidad de ejercicio

A medida que las empresas crecen, puede que se les quede pequeña la contabilidad de caja y necesiten cambiar a la contabilidad de ejercicio. La transición implica ajustar los registros anteriores, lo que puede llevar mucho tiempo, ser costoso y propenso a errores.

10. Limitaciones de escalabilidad

Aunque la contabilidad de caja funciona bien para las empresas pequeñas o aisladas, resulta inadecuada a medida que la empresa crece y sus operaciones financieras se hacen más complejas. Las empresas con múltiples flujos de ingresos, condiciones de crédito o gastos significativos tendrán dificultades para mantener registros precisos utilizando únicamente la contabilidad de caja.

Ventajas de la contabilidad de ejercicio

1. Imagen financiera precisa:

Ofrece una visión completa y realista de la salud financiera de una empresa al hacer coincidir los ingresos con los gastos en el período en que se producen.

2. Cumplimiento de las normas contables:

Obligatoria según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para las empresas a partir de cierto tamaño.

3. Ayuda a planificar y tomar decisiones:

Contribuye a la elaboración de presupuestos y previsiones al proporcionar una imagen clara de los ingresos y los pasivos a lo largo del tiempo.

4. Mejora la credibilidad:

Realza la credibilidad ante inversores, acreedores y otras partes interesadas gracias a su adhesión a principios contables normalizados.

5. Refleja el rendimiento a largo plazo:

Permite comprender mejor la rentabilidad a largo plazo al reconocer los ingresos y gastos en los periodos correctos.

Contras de la contabilidad de ejercicio

1. Complejidad:

Necesita un mayor nivel de conocimientos contables y un mantenimiento de registros más detallado, lo que puede suponer un reto para pequeñas empresas o startups.

2. Costosa de implantar:

Generalmente implica la contratación de contables profesionales o la inversión en un sofisticado software de contabilidad.

3. No refleja el flujo de caja:

La contabilidad puede ocultar la situación real de tesorería de una empresa, ya que pueden registrarse beneficios sin las correspondientes entradas de efectivo.

4. Riesgo de sobrestimar la salud financiera:

Al registrar los ingresos y gastos previstos, existe el riesgo de sobreestimar los beneficios si los pagos se retrasan o no se reciben.

5. Requisitos reglamentarios:

En algunos casos, la contabilidad por el principio de devengo es obligatoria, lo que puede suponer una carga administrativa.

Ejemplo de método de contabilidad de caja

Imaginemos un diseñador gráfico autónomo que recibe el pago sólo después de completar un proyecto. En enero, completa un proyecto por valor de 2.000 dólares, pero recibe el pago en febrero. Utilizando el método de contabilidad de caja

• Enero: No se registra ningún ingreso.
• Febrero: 2.000 $ se registran como ingresos cuando se recibe el pago.

Del mismo modo, si compran software de diseño por 500 $ en marzo y pagan inmediatamente, el gasto se registra en marzo. Este enfoque directo garantiza que los registros sólo reflejen las transacciones reales en efectivo.

Ejemplo de método contable de devengo

Consideremos una empresa de consultoría que factura a sus clientes al final de cada mes por los servicios prestados. En enero, la empresa completa un proyecto de 5.000 dólares, pero recibe el pago en febrero. Utilizando el método contable de devengo

• Enero: 5.000 dólares se registran como ingresos porque el trabajo se ha completado.
• Febrero: No se registra ningún ingreso por esta transacción, puesto que ya se reconoció.

Si la empresa compra material de oficina por valor de 300 $ a crédito en marzo y paga en abril:

• Marzo: 300 $ se registran como gasto cuando se incurre en ellos.
• Abril: No se registra ningún gasto por esta transacción.

Este enfoque garantiza que los estados financieros reflejen fielmente los ingresos obtenidos y los gastos incurridos, independientemente del momento en que se produzca el flujo de caja.

¿Qué es un método contable híbrido?

El método contable híbrido combina elementos tanto de la contabilidad de caja como de la contabilidad de ejercicio. Las empresas que utilizan este método pueden utilizar la contabilidad de caja para determinadas transacciones (por ejemplo, los gastos) y la contabilidad de ejercicio para otras (por ejemplo, los ingresos). Este método ofrece flexibilidad y permite a las empresas adaptar sus prácticas contables a sus necesidades específicas.

Ventajas:

• Ofrece una visión equilibrada de la tesorería y la salud financiera al combinar los puntos fuertes de ambos métodos.
• Simplifica el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas con recursos limitados, al tiempo que proporciona cierta información basada en el devengo.

Desventajas:

• Puede complicar la preparación de impuestos y la elaboración de informes financieros debido a la mezcla de métodos.
• No está reconocido por todos los organismos reguladores, lo que limita su aplicabilidad en determinadas jurisdicciones o sectores.

¿Qué método contable es bueno para las pequeñas empresas?

Las pequeñas empresas suelen beneficiarse del método de contabilidad de caja por su sencillez y facilidad de uso. Proporciona una imagen clara del efectivo disponible, que es crucial para las operaciones diarias y la gestión de la liquidez. Sin embargo, las empresas con existencias, transacciones complejas o planes de expansión pueden necesitar adoptar la contabilidad de ejercicio para cumplir la normativa y obtener una visión más precisa de su salud financiera.

Entre los factores que deben tenerse en cuenta figuran los siguientes

• Tamaño y complejidad de la empresa: Las operaciones más grandes o complejas pueden requerir una contabilidad de ejercicio.
• Naturaleza de las operaciones: Las empresas de servicios pueden preferir la contabilidad de caja, mientras que las empresas de productos pueden encontrar más adecuada la contabilidad de ejercicio.
• Requisitos normativos: Determinados sectores o jurisdicciones exigen una contabilidad por el principio de devengo en función de los ingresos o la estructura.

Pasar de la contabilidad de caja a la de devengo y viceversa

El cambio entre la contabilidad de caja y la de devengo puede afectar significativamente a la información financiera y a las obligaciones fiscales de una empresa. Ambos métodos contables tienen ventajas distintas y se utilizan para fines diferentes. A continuación se explica cómo funciona el cambio entre estos dos métodos contables, cuándo y por qué lo hacen las empresas, y el proceso que implica.

Cambiar de método contable implica actualizar la forma en que se registran e informan las transacciones financieras. El proceso puede requerir la ayuda de un contable para garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal y contable.

Razones para cambiar de método contable

Una empresa puede cambiar de contabilidad de caja a contabilidad de ejercicio, o viceversa, por varias razones:

Razón del cambio del método de caja al método de devengo:

• Crecimiento de la empresa: A medida que una empresa crece, es posible que necesite presentar estados financieros más detallados a las partes interesadas, como inversores, prestamistas u organismos reguladores. La contabilidad por el principio de devengo es más adecuada para operaciones más grandes y complejas.
• Requisitos fiscales o de información: El IRS puede requerir que las empresas con un inventario sustancial, o aquellas que superan ciertos umbrales de ingresos (por lo general $ 25 millones), utilicen la contabilidad de ejercicio.
• Imagen financiera más precisa: La contabilidad por el principio de devengo ofrece una imagen más precisa de la salud financiera, al ajustar los ingresos y los gastos al período en que se producen.

Razón del cambio del método de devengo al método de caja:

• Simplificación: Las empresas más pequeñas con menos transacciones o las que no tienen existencias pueden preferir la sencillez de la contabilidad de caja.
• Impuestos más bajos: La contabilidad de caja puede diferir los impuestos, ya que los ingresos sólo se gravan cuando se reciben realmente, no cuando se ganan.
• Gestión del flujo de caja: La contabilidad de caja proporciona una imagen más clara del flujo de caja inmediato de una empresa, lo que puede ser importante para las empresas más pequeñas que se centran en la liquidez.

¿Cómo pasar de la contabilidad de caja a la de devengo?

Cómo pasar de la contabilidad de caja a la contabilidad de ejercicio:

Prepárese para el cambio:

• Revise sus registros financieros para garantizar su exactitud.
• Asegúrese de que su balance incluye todos los pasivos pendientes y las cuentas por cobrar.

Ajuste los estados financieros:

• Ingresos: Registre todos los ingresos obtenidos que aún no se hayan recibido como cuentas por cobrar.
• Gastos: Registre todos los gastos incurridos pero aún no pagados como cuentas por pagar.
• Existencias: Si procede, incluya el inventario como activo y ajuste el coste de los bienes vendidos en consecuencia.

Notificar a Hacienda (si procede):

• Si es una empresa obligada a cambiar, debe presentar el formulario 3115 («Solicitud de cambio de método contable») al IRS para solicitar permiso para el cambio. El IRS suele exigir un ajuste para reflejar cualquier diferencia fiscal previa debida al cambio de método contable.
• Es posible que también tenga que presentar un ajuste de la Sección 481(a), que concilia los ingresos y las deducciones que no se reconocieron anteriormente con arreglo a la contabilidad de caja.

Actualizar los sistemas internos:

• Actualice el software o los sistemas contables para gestionar la contabilidad por devengo. Asegúrese de que su sistema puede gestionar aspectos como las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el inventario.

Cómo pasar de la contabilidad de ejercicio a la contabilidad de caja:

Revise sus registros contables actuales:

• Identifique los ingresos no cobrados y los gastos impagados.
• Ajuste sus estados financieros para eliminar las partidas no monetarias, como los ingresos devengados, los gastos devengados y la depreciación.

Modifique sus informes financieros:

• Los ingresos deben declararse cuando se reciben, no cuando se obtienen.
• Los gastos deben declararse cuando se pagan, no cuando se incurre en ellos.
• Si es necesario, modifique el tratamiento de su inventario para que coincida con el método de caja.

Presente el formulario 3115:

• Al igual que el cambio a la contabilidad de devengo, el cambio de la contabilidad de devengo a la contabilidad de caja requiere la presentación del Formulario 3115 para notificar el cambio al IRS.

Ajustar los efectos fiscales:

• Puede haber ajustes fiscales debidos a diferencias en el momento de reconocer los ingresos. Esto podría dar lugar a una obligación tributaria o a un reembolso, dependiendo de su situación específica.

Garantizar el cumplimiento:

• Asegúrese de que el cambio cumple la normativa del IRS y de cualquier otro organismo regulador aplicable a su empresa.

Dificultades:

• Ajustar los datos históricos puede llevar mucho tiempo y ser complejo.
• Comprender las implicaciones fiscales es esencial para evitar responsabilidades o sanciones inesperadas.

¿Cuándo es necesario el cambio?

• Prueba de ingresos brutos: Las empresas con un promedio de ingresos brutos de 25 millones de dólares o más en los últimos tres años generalmente están obligadas a utilizar la contabilidad de ejercicio.
• Inventario: Si una empresa tiene inventario, por lo general debe utilizar la contabilidad por devengo.
• Elección o exención: Las empresas más pequeñas (especialmente aquellas con ingresos brutos inferiores a 25 millones de dólares) pueden optar por utilizar el método de caja o estar exentas de tener que cambiar al de devengo, incluso si tienen inventario.

Normas contables y directrices sobre métodos contables

Los métodos contables deben ajustarse a las normas y directrices establecidas, como:

• IRS (Internal Revenue Service): Es importante que las empresas estadounidenses seleccionen un método contable y lo apliquen de forma coherente. La aprobación del IRS es necesaria para los cambios y puede requerir una documentación detallada.
• GAAP (Principios Contables Generalmente Aceptados): Los PCGA, que son una norma utilizada en EE.UU., obligan a las empresas con ingresos brutos superiores a un determinado umbral a llevar un registro de sus gastos, lo que garantiza la uniformidad y la transparencia.
• NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera): La transparencia y la coherencia son los principales objetivos de esta norma mundial de información financiera. Para cumplirla, las empresas que operan a escala internacional pueden tener que adaptarse a las NIIF.

¿Qué método contable es mejor para las pequeñas empresas?

El mejor método contable depende de:

• El tamaño de la empresa: Las pequeñas empresas con operaciones sencillas pueden preferir la contabilidad de caja por su simplicidad.
• Planes de crecimiento: Las empresas que planean expandirse o atraer inversores pueden beneficiarse de la contabilidad de ejercicio, ya que proporciona una visión financiera más completa.
• Cumplimiento de la normativa: Ciertas industrias o jurisdicciones exigen la contabilidad de ejercicio para las empresas que superan determinados umbrales de ingresos o con complejidades operativas particulares.

En última instancia, consultar con un contable o asesor financiero puede ayudar a las pequeñas empresas a evaluar sus necesidades específicas y elegir el método contable más adecuado.

Conclusión

Comprender y seleccionar el método contable adecuado es vital para la elaboración de informes financieros precisos, el cumplimiento y la planificación estratégica. Al alinear sus prácticas contables con las normas reconocidas y buscar asesoramiento profesional, las empresas pueden garantizar una base financiera sólida que respalde el éxito a largo plazo