Ejemplo de plan de cuentas para una pequeña empresa

Las pequeñas empresas pueden utilizar una plantilla prediseñada para describir categorías y cuentas financieras comunes. Generalmente forman parte de ella las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, y también existen subcuentas para transacciones específicas. Al utilizar un plan de cuentas de muestra, las pequeñas empresas pueden simplificar su gestión financiera, minimizar errores y mejorar su salud financiera general.

Activos	Pasivo	Capital del propietario	Ganancia	Gastos
1000 – Efectivo1100 – Cuentas por cobrar1200 – Inventario1300 – Gastos Prepagos1400 – Propiedades, Planta y Equipo	2000 – Cuentas por Pagar2100 – Gastos Acumulados2200 – Documentos por pagar	3000 – Capital del propietario3100 – Dibujos del propietario	4000 – Ingresos por ventas4100 – Ingresos por servicios	5000 – Costo de los bienes vendidos5100 – Gasto en Salarios5200 – Gastos de alquiler5300 – Gastos de servicios públicos5400 – Gasto Depreciación

Fondos propios

Los fondos propios representan la participación de los propietarios en el capital de la empresa. Es la participación residual en los activos de la empresa una vez deducidos los pasivos. En una pequeña empresa, los fondos propios suelen incluir dos cuentas principales:

• Fondos propios (3000): Esta cuenta registra la cantidad de dinero que el propietario ha invertido en la empresa. Incluye la inversión inicial y cualquier aportación adicional realizada a lo largo del tiempo.
• Retiradas del propietario (3100): En esta cuenta se registra el dinero que el propietario retira de la empresa para uso personal. Reduce el Patrimonio Neto del Propietario ya que esencialmente es el propietario recuperando parte de su inversión.

Mantener estas cuentas separadas ayuda a comprender el patrimonio neto de la empresa y cuánto dinero se ha invertido y cuánto se ha retirado.

Cuentas de ingresos de explotación

Los ingresos de explotación son las ganancias procedentes de las actividades principales de la empresa, como la venta de bienes o la prestación de servicios. Para una pequeña empresa, las cuentas de explotación podrían incluir:

1. Ingresos por ventas (4000): Esta cuenta registra los ingresos generados por la venta de productos. Es esencial mantener registros detallados aquí para entender qué productos están funcionando bien.

2. Ingresos por servicios (4100): Si tu empresa presta servicios, esta cuenta registrará los ingresos procedentes de esas actividades. Un seguimiento preciso le ayudará a evaluar la rentabilidad de su oferta de servicios.

Estas cuentas son cruciales para analizar las actividades principales de la empresa y tomar decisiones informadas sobre futuras operaciones.

Cuentas de gastos de explotación

Los gastos de explotación son los costes incurridos en el proceso de obtención de ingresos. En el caso de una pequeña empresa, pueden incluir

• Coste de los bienes vendidos (5000): Esta cuenta registra los costes directos asociados a la producción de bienes vendidos por la empresa. Incluye gastos como materias primas y mano de obra.
• Gastos salariales (5100): Esta cuenta registra el total de los salarios pagados a los empleados. Es un gasto importante para muchas empresas y requiere un seguimiento cuidadoso.
• Gastos de alquiler (5200): Esta cuenta registra el coste del alquiler de locales comerciales. Llevar un control de esto ayuda a evaluar si el local del negocio es rentable.
• Gastos de servicios públicos (5300): Esta cuenta incluye el coste de servicios públicos como electricidad, agua y servicios de Internet. Su seguimiento ayuda a controlar los gastos de explotación.
• Gastos de depreciación (5400): Esta cuenta registra la distribución del coste de los activos materiales a lo largo de su vida útil. Ayuda a comprender el coste real del uso de activos a largo plazo en la empresa.

Estas cuentas ayudan a comprender en qué se gasta el dinero y a identificar las áreas en las que se pueden ahorrar costes.

Ingresos y gastos no operativos, pérdidas y ganancias

Los ingresos y gastos no operativos son ingresos y costes no relacionados con las actividades principales de la empresa. Incluyen:

• Ingresos por intereses (6000): En esta cuenta se registran los ingresos procedentes de inversiones, como los intereses devengados por cuentas de ahorro o bonos.
• Gastos por intereses (6100): Esta cuenta registra el coste de tomar dinero prestado, como los intereses pagados por préstamos.
• Ganancias por venta de activos (6200): Esta cuenta registra las ganancias realizadas en la venta de activos a largo plazo.
• Pérdidas por venta de activos (6300): En esta cuenta se registran las pérdidas sufridas en la venta de activos a largo plazo.

Estas cuentas proporcionan una visión de las actividades financieras fuera de las operaciones principales de la empresa, ayudando en la planificación y el análisis financiero global.

Al menos dos cuentas para cada transacción

En contabilidad, cada transacción financiera afecta al menos a dos cuentas. Cada transacción tiene un asiento deudor en una cuenta y un asiento acreedor en otra, lo que garantiza que la ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio) se mantenga equilibrada.

Por ejemplo, cuando compras material de oficina por 100 $ en efectivo, la transacción afecta a dos cuentas:

• Gasto en material de oficina (100 $ de débito) 2. Gasto en material de oficina (100 $ de débito)
• Efectivo (100 $ de abono)

Este método proporciona una imagen completa de cada transacción, ayudando a mantener unos registros financieros precisos y fiables.

Conclusión

Al comprender y mantener las cuentas de capital del propietario, las cuentas de ingresos operativos, las cuentas de gastos operativos y los ingresos y gastos no operativos, puede obtener información valiosa sobre la salud financiera de su empresa. Recuerde que cada transacción afecta al menos a dos cuentas, lo que subraya la importancia del sistema de contabilidad por partida doble. Con estos conocimientos básicos, estará bien equipado para gestionar eficazmente las finanzas de su pequeña empresa.