Diferencia entre externalización de la contabilidad y contabilidad interna

Gestionar las finanzas con precisión es esencial para cualquier empresa, grande o pequeña. La contabilidad es el proceso de llevar un registro de gastos, ingresos y otras transacciones financieras. La externalización o la gestión interna son las dos opciones principales para llevar la contabilidad. Cada método tiene sus propias ventajas e inconvenientes. En este blog analizaremos las diferencias entre la externalización de la contabilidad y la contabilidad interna, para que pueda decidir qué opción es la más adecuada para su empresa.

¿Qué es la contabilidad interna?

Se contrata a un empleado a tiempo completo o parcial para gestionar los registros financieros de su empresa, lo que se conoce como contabilidad interna. Ya sea in situ o a distancia, este experto forma parte de su empresa y también se ocupa de sus actividades financieras cotidianas.

Ventajas de la contabilidad interna

Acceso inmediato:

• Para cualquier consulta financiera o tarea urgente, su contable interno está fácilmente disponible. El hecho de que el contable esté familiarizado con los procesos específicos de su empresa se traduce en respuestas más rápidas y una comunicación más sencilla.

Personalización:

• Un contable interno puede adaptar su trabajo a las necesidades específicas de tu empresa. Al adaptarse al estilo de funcionamiento único de su empresa, puede ofrecerle un enfoque personalizado de la gestión financiera.

Control:

• Usted se encarga de supervisar el proceso contable. Las empresas que requieren una estrecha supervisión de las actividades financieras pueden confiar en este control para asegurarse de que todo se gestiona con precisión.

Cultura de empresa:

• Un contable interno forma parte de la cultura de su empresa, lo que garantiza que comprende la misión, la visión y los valores de la empresa. La alineación puede conducir a una toma de decisiones más eficaz y a un mayor compromiso con el éxito de la empresa.

Desventajas de la contabilidad interna

• Experiencia limitada:

Contratar a un solo contable puede limitar su experiencia a la hora de registrar sus transacciones financieras. Él o ella no tendrá la experiencia necesaria para manejar todos los aspectos de la contabilidad. Por lo tanto, el contable puede necesitar apoyo o formación, lo que será costoso y requerirá mucho tiempo.

• Coste:

Contratar a un contable interno puede ser caro. Para las pequeñas empresas, los salarios, las prestaciones, la formación y otros costes pueden suponer una gran inversión.

• Riesgo de rotación:

En caso de que su contable interno abandone la empresa, puede causar interrupciones y tendrá que encontrar un sustituto inmediatamente para gestionar su negocio.

• Escalabilidad:

A medida que su empresa crece, sus necesidades contables pueden superar las capacidades de una sola persona. El proceso de ampliar su equipo interno de contabilidad puede ser complejo y costoso.

¿Qué es la contabilidad externa?

Externalizar la contabilidad implica contratar a un proveedor de servicios externo o a una empresa para que gestione sus registros financieros. Es posible realizar este servicio a distancia, aprovechando la tecnología para gestionar y comunicar eficazmente la información financiera.

Ventajas de la externalización de la contabilidad

• Rentabilidad:

El servicio de externalización puede ser más asequible que la contratación de un contable interno. Le permite ahorrar en salarios, prestaciones y gastos generales. Por lo general, paga por los servicios que necesita, que pueden ampliarse o reducirse en función de las necesidades de su empresa.

• Acceso a expertos:

Las empresas de externalización suelen contar con un equipo de profesionales con conocimientos diversos. Esto significa que puede acceder a conocimientos y habilidades especializadas que podrían estar más allá del alcance de un único contable interno.

• Escalabilidad:

La externalización ofrece flexibilidad para ampliar los servicios en función de las necesidades de su empresa. A medida que su empresa crece o experimenta fluctuaciones estacionales, puede ajustar fácilmente el nivel de servicio.

• Tecnología avanzada:

Las empresas de externalización utilizan los programas y herramientas de contabilidad más avanzados. De esta forma se consigue una gestión precisa y eficiente de sus registros financieros, a menudo con funciones avanzadas como informes en tiempo real y análisis de datos.

• Centrarse en las actividades principales:

Mediante la externalización de la contabilidad, puede centrarse en las actividades principales de su negocio. Así podrá dedicar más tiempo y recursos al crecimiento de su negocio que a la gestión de los registros financieros.

Lee esto: ¿Qué es la contabilidad y por qué es importante?

Desventajas de la externalización de la contabilidad

• Menos control:

La externalización significa que usted tiene menos control directo sobre el proceso de contabilidad. Esta circunstancia puede ser preocupante para las empresas que prefieren una supervisión estrecha de sus actividades financieras.

• Barreras de comunicación:

En ocasiones, trabajar con un proveedor externo puede plantear problemas de comunicación. Las diferencias horarias, las barreras lingüísticas o la falta de acceso inmediato pueden afectar al flujo de información.

• Problemas de seguridad:

Compartir información financiera confidencial con un proveedor externo puede plantear riesgos de seguridad. Es fundamental asegurarse de que la empresa de externalización cuenta con sólidas medidas de seguridad de datos.

• Estandarización:

Las firmas de externalización suelen seguir procesos estandarizados. Esto puede aumentar la eficiencia, pero puede carecer de la personalización y el toque personal que puede aportar un contable interno.

Tomar la decisión entre la contabilidad interna y la externa 

La decisión entre la contabilidad interna y la externa depende de varios factores específicos de su empresa. A continuación le ofrecemos algunas consideraciones que le ayudarán a decidir:

• Tamaño y complejidad de la empresa:

Las pequeñas empresas con sencillas necesidades financieras pueden beneficiarse más de la externalización debido a los costes reducidos. Las grandes empresas con operaciones financieras complejas pueden preferir el control y la personalización de la contabilidad interna.

• Presupuesto:

Evalúe su disponibilidad presupuestaria para servicios de contabilidad. El recurso a la externalización puede ser una solución rentable, especialmente para las pequeñas empresas o las nuevas empresas con recursos financieros limitados.

• Planes de crecimiento:

Considere los planes de crecimiento de su empresa. Si prevé un rápido crecimiento, la externalización puede proporcionar la escalabilidad necesaria para gestionar las crecientes demandas de contabilidad.

• Recursos internos:

Evalúe la disponibilidad de recursos internos para contratar y gestionar un contable interno. Si carece de la capacidad para supervisar este proceso, la externalización puede ser una mejor opción al respecto.

• Necesidad de experiencia:

Determine el nivel de experiencia necesario para sus tareas de contabilidad. Si necesita conocimientos especializados, la externalización puede proporcionar acceso a una gama más amplia de competencias.

• 6. Seguridad de los datos:

Evalúe las medidas de seguridad de las posibles empresas de externalización. Asegúrese de que cuentan con sólidas prácticas de protección de datos para salvaguardar su información financiera.

Contabilidad interna 

Tanto la contabilidad interna como la externalizada tienen sus ventajas y sus inconvenientes. La contabilidad interna ofrece control directo, personalización y acceso inmediato, pero puede ser costosa y menos escalable. 

La externalización de la contabilidad ofrece ahorro de costes, acceso a expertos, escalabilidad y tecnología avanzada, pero conlleva menos control y posibles barreras de comunicación.

Conclusión

En última instancia, la decisión debe alinearse con las necesidades de su empresa, su presupuesto, sus planes de crecimiento y la complejidad de sus operaciones financieras. Si considera detenidamente estos factores, podrá elegir la solución contable que mejor se adapte a sus objetivos empresariales y garantice una gestión financiera precisa.