Seguimiento de los gastos empresariales

El seguimiento de los gastos de la empresa es una parte fundamental de la gestión de cualquier negocio, independientemente de su sector. Permite a los propietarios controlar el flujo de caja, mantener registros financieros precisos y garantizar la rentabilidad de la empresa. Sin un seguimiento adecuado, las empresas pueden perder de vista en qué se gasta el dinero, lo que puede dar lugar a gastos excesivos, problemas fiscales y una mala planificación financiera. 

En esta guía, exploraremos qué son los gastos empresariales, por qué es esencial hacer un seguimiento de ellos y los pasos que se pueden dar para controlarlos de forma eficaz.

¿Qué son los gastos empresariales?

Los gastos empresariales son costes en los que se incurre durante el funcionamiento de una empresa. Estos gastos son necesarios para el funcionamiento diario de la empresa y pueden incluir una amplia variedad de categorías, como por ejemplo

• Material de oficina: bolígrafos, papel, cartuchos de tinta y otro material de oficina esencial.
• Servicios públicos: Facturas de electricidad, agua e Internet.
• Alquiler: el coste de alquilar una oficina u otro local comercial.
• Salario de los empleados: Pagos realizados a los empleados por su trabajo.
• Marketing: Publicidad, campañas en redes sociales o promociones destinadas a hacer crecer el negocio.
• Gastos de viaje: Vuelos, alojamiento o comidas mientras se viaja por motivos de trabajo.
• Seguros: Seguros empresariales como los de responsabilidad civil, salud o propiedad.
• Servicios profesionales: Pagos por servicios como contabilidad, asesoría jurídica o soporte informático.

Los gastos empresariales pueden clasificarse en dos categorías: gastos fijos (como alquileres y primas de seguros) y gastos variables (como servicios públicos o marketing). Saber clasificar estos gastos con precisión es clave para una gestión financiera adecuada.

¿Qué ventajas tiene el seguimiento de los gastos de la empresa?

Un seguimiento adecuado de los gastos de su empresa tiene varias ventajas importantes, algunas de las cuales se describen a continuación:

1. Mejor planificación financiera

Un seguimiento preciso de los gastos le ayuda a prever y planificar el futuro financiero de su empresa. Al conocer sus patrones de gasto, puede tomar decisiones informadas sobre presupuestos e inversiones. Esto conduce a un mejor control y estabilidad financiera.

2. Preparación de impuestos

Cuando llega la temporada de impuestos, tener los gastos de su empresa bien documentados puede simplificar el proceso de declaración de impuestos. Muchos gastos empresariales son deducibles de impuestos, lo que significa que pueden reducir la cantidad de impuestos que su empresa tiene que pagar. No hacer un seguimiento de estos gastos podría resultar en el pago de más impuestos de los necesarios.

3.   Mayor rentabilidad

Saber adónde va su dinero le permite identificar las áreas en las que se pueden recortar u optimizar los costes. Reducir gastos innecesarios repercute directamente en la rentabilidad del negocio, permitiéndote reinvertir el ahorro en crecimiento u otras actividades productivas.

4. Mejora del flujo de caja

Cuando se realiza un seguimiento sistemático de los gastos, se tiene un mejor control del flujo de caja, lo que garantiza que siempre se dispone de dinero suficiente para cubrir las facturas y otros gastos operativos. Esto evita el riesgo de falta de liquidez que puede afectar al funcionamiento diario de la empresa.

5. Auditoría y rendición de cuentas más fáciles

Tener los gastos bien documentados facilita las auditorías internas y externas. También aumenta la rendición de cuentas dentro de la empresa, especialmente en empresas grandes en las que varias personas pueden manejar fondos. Esto reduce el riesgo de fraude o malversación.

Cómo controlar los gastos de la empresa: Guía paso a paso

El seguimiento de los gastos de la empresa puede parecer una tarea abrumadora, pero es mucho más manejable si se dispone de un sistema. He aquí una guía paso a paso que le ayudará a realizar un seguimiento eficaz de los gastos de su empresa:

Paso 1: Abrir una cuenta bancaria independiente para la empresa.

Una de las primeras cosas que debe hacer cualquier empresario es separar las finanzas personales de las empresariales. Esto facilita el seguimiento de los gastos relacionados con el negocio y proporciona una imagen más clara de la situación financiera de la empresa.

Paso 2: Categorizar los gastos

Agrupa tus gastos en categorías como material de oficina, marketing, viajes y servicios públicos. La mayoría de los programas de contabilidad permiten establecer estas categorías, lo que ayuda a generar informes precisos y simplifica la preparación de impuestos.

Paso 3: Guardar recibos y registros

Asegúrate de documentar cada transacción con un recibo o factura. En la era digital actual, muchas empresas optan por escanear y almacenar sus recibos electrónicamente para reducir el desorden de papel. Aplicaciones como Expensify y Receipt Bank son herramientas útiles para gestionar y almacenar recibos digitalmente.

Paso 4: Utilizar software de contabilidad

El uso de software de contabilidad como QuickBooks, Xero o FreshBooks hace que sea mucho más fácil realizar un seguimiento de los gastos. Estas herramientas pueden categorizar automáticamente las transacciones, generar informes y sincronizarse con la cuenta bancaria de tu empresa para mantener tus finanzas actualizadas en tiempo real.

Paso 5: Controlar los gastos en tiempo real

Es importante registrar los gastos en cuanto se producen, en lugar de intentar recordarlos más tarde. Esto te ayudará a evitar que se te escape alguna deducción y te dará una imagen clara de tu situación financiera en cualquier momento.

Paso 6: Conciliar las cuentas mensualmente

Al final de cada mes, concilia tus estados financieros, cuentas bancarias y recibos para asegurarte de que todo coincide. La conciliación garantiza la exactitud de la contabilidad y te ayuda a detectar cualquier discrepancia o error.

Paso 7: Revisar y ajustar el presupuesto

Una vez que haya hecho un seguimiento de sus gastos durante unos meses, revise sus patrones de gasto y ajuste su presupuesto en consecuencia. Esto le permitirá hacer los cambios necesarios para minimizar los gastos innecesarios y mejorar la rentabilidad.

Lea esto: ¿Cómo gestionar las operaciones entre empresas en su sistema contable?

Consejos para controlar los gastos de la empresa

Para que su proceso de seguimiento de gastos sea más fluido, tenga en cuenta los siguientes consejos:

1. Utilice aplicaciones de seguimiento de gastos.

Si estás siempre en movimiento, el uso de una aplicación móvil para el seguimiento de gastos puede ser un salvavidas. Apps como Expensify, Zoho Expense y Wave te permiten registrar gastos en tiempo real, adjuntar recibos e incluso categorizarlos por ti.

2. Automatiza siempre que sea posible

Aprovecha la automatización para reducir la introducción manual de datos. La mayoría de los programas de contabilidad modernos extraen automáticamente las transacciones de tu cuenta bancaria y tarjetas de crédito, clasificándolas según tus reglas. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente y garantiza que no se pase nada por alto.

3. Haga un seguimiento del kilometraje de los viajes de negocios.

Si tu negocio implica viajar, asegúrate de hacer un seguimiento de tu kilometraje para las deducciones fiscales. Hay aplicaciones de seguimiento de kilometraje que registran automáticamente sus viajes basados en datos GPS, como MileIQ y TripLog.

4. Configurar alertas

Configura alertas en tu cuenta bancaria o tarjetas de crédito para que te avisen de transacciones grandes o inusuales. Esto añade una capa de seguridad y te mantiene al tanto de los gastos en tiempo real.

5. Audite periódicamente sus gastos

Realice auditorías internas periódicas de sus gastos para asegurarse de que todo está en orden. Esto puede ayudarle a detectar gastos inútiles o cargos no autorizados y a realizar ajustes antes de que afecten a su cuenta de resultados.

Errores comunes que hay que evitar al controlar los gastos de la empresa

Aunque el seguimiento de los gastos de la empresa es crucial, también es importante evitar los errores comunes que pueden hacer que el proceso sea menos eficaz:

1. Mezclar gastos personales y empresariales

Combinar gastos personales y empresariales puede dificultar la declaración de impuestos y dar lugar a registros financieros inexactos. Utilice siempre cuentas y tarjetas separadas para las transacciones de la empresa.

2. No guardar los recibos

Algunas empresas no guardan o pierden sus recibos, lo que puede causar problemas a la hora de pagar los impuestos. Guarda copias físicas o digitales de cada recibo para asegurarte de que tus registros están completos.

3. No actualizar los registros con regularidad

No espere hasta final de mes para actualizar sus registros. El seguimiento en tiempo real es mucho más preciso y garantiza que no se pase por alto ninguna transacción.

4. No utilizar un sistema

Intentar hacer un seguimiento de los gastos sin un sistema adecuado lleva a la desorganización y la confusión. Utiliza siempre un software de contabilidad, una app o una hoja de cálculo para mantenerte organizado.

Preguntas frecuentes

¿Qué se considera un gasto empresarial?

Los gastos empresariales son costes necesarios para el funcionamiento de tu negocio. Algunos ejemplos comunes son el material de oficina, el alquiler, el marketing, los gastos de viaje y los servicios públicos. Cualquier gasto directamente relacionado con el funcionamiento de su empresa puede clasificarse como gasto empresarial.

¿Puedo deducir todos los gastos empresariales en mis impuestos?

No todos los gastos empresariales son totalmente deducibles. Sin embargo, muchos sí lo son, como el alquiler, los servicios públicos, el material de oficina y los salarios de los empleados. Consulte siempre con un profesional de impuestos o utilice un software de contabilidad que rastree las deducciones para asegurarse de que está maximizando sus beneficios fiscales.

¿Con qué frecuencia debo controlar los gastos de mi empresa?

Se recomienda hacer un seguimiento de los gastos de la empresa en tiempo real o, al menos, diariamente. Esperar demasiado puede dar lugar a transacciones perdidas, haciendo que sus registros sean menos precisos.

¿Necesito un software especial para controlar los gastos de la empresa?

Aunque no necesitas necesariamente un software especial, el uso de herramientas de contabilidad como QuickBooks o Xero puede simplificar el proceso y facilitar la categorización de los gastos, la generación de informes con tus cuentas bancarias.

¿Cómo organizo mis recibos?

Puedes organizar los recibos física o digitalmente. Las opciones digitales son cada vez más populares, con aplicaciones disponibles que te permiten escanear y almacenar recibos electrónicamente. Categorizarlos por tipo de gasto puede facilitar la declaración de impuestos.

¿Qué ocurre si olvido registrar un gasto?

Si se olvida de registrar un gasto, puede perderse posibles deducciones fiscales o subestimar su gasto. Lo mejor es registrar los gastos tan pronto como se produzcan para evitar este problema.

¿Cómo hago el seguimiento de los gastos empresariales de los empleados?

Muchas plataformas de software de contabilidad permiten hacer un seguimiento de los gastos de los empleados configurando perfiles individuales para ellos. Los empleados pueden enviar sus recibos o informes de gastos, que luego pueden ser aprobados y reembolsados por la empresa.

Conclusión

El seguimiento de los gastos de la empresa no sólo es esencial para la gestión financiera, sino también para garantizar la rentabilidad y la sostenibilidad a largo plazo. Si se sigue un enfoque estructurado, se utiliza un software de contabilidad y se mantienen registros detallados, se puede agilizar el proceso y evitar muchos errores comunes. 

Tanto si eres propietario de un pequeño negocio como si diriges una empresa más grande, implantar un sistema eficaz de seguimiento de gastos te ahorrará tiempo, reducirá el estrés durante la temporada de impuestos y ayudará a que tu negocio crezca.