¿Qué es un balance?

Pasos para crear un balance general en contabilidad

En el balance, considerado uno de los estados financieros más importantes de cualquier empresa, se presenta una instantánea de la situación financiera de la empresa en un momento dado. Enumera el activo, el pasivo y los fondos propios de la empresa. Juntas, estas tres secciones proporcionan una imagen clara de la estabilidad financiera de la empresa, permitiendo a las partes interesadas, los inversores y la dirección evaluar su valor y riesgo.

El principal objetivo de un balance es presentar la situación financiera de una empresa para mostrar lo que posee y lo que debe. Esto ayuda a tomar decisiones clave, como si la empresa puede pagar sus deudas, invertir en crecimiento o devolver dinero a los accionistas.

El balance suele examinarse junto con otros estados financieros, como la cuenta de resultados y el estado de tesorería. Sin embargo, mientras que la cuenta de resultados muestra cuánto dinero ha ganado una empresa a lo largo de un periodo, y el estado de flujos de caja muestra el efectivo que entra y sale de la empresa, el balance ofrece una visión general de lo que la empresa tiene en un momento dado.

¿Cómo funcionan los balances?

El balance sigue una fórmula sencilla:

Activo = Pasivo + Fondos propios.

Esta ecuación siempre debe cuadrar. Si no lo hace, probablemente haya un error en sus cálculos. La razón de esta ecuación es que cada activo (lo que posee la empresa) se financia pidiendo dinero prestado (pasivo) o captando dinero de los inversores (fondos propios). Por lo tanto, el total de activos siempre será igual al total de pasivos y fondos propios.

• Activos: Son elementos que la empresa posee y puede convertir en efectivo o utilizar para generar ingresos. Los activos pueden ser corrientes (como efectivo e inventario) o no corrientes (como edificios y equipos).
• Pasivo: Son las obligaciones financieras o deudas de la empresa. El pasivo también puede dividirse en corriente (con vencimiento inferior a un año) y no corriente (deuda a largo plazo).
• Fondos propios: Representa el derecho de los propietarios sobre la empresa una vez pagados todos los pasivos. Incluye los beneficios no distribuidos y el capital invertido por los accionistas.

Entender cómo funciona el balance es crucial para determinar la salud financiera de una empresa. Por ejemplo, si el pasivo supera al activo, puede indicar inestabilidad financiera o problemas para hacer frente a las obligaciones. Por otro lado, si los activos superan con creces a los pasivos, sugiere solidez financiera y buena liquidez.

El formato del balance

El balance suele dividirse en dos secciones: a la izquierda figura el activo y a la derecha el pasivo y los fondos propios. Alternativamente, en algunos formatos, puede estructurarse verticalmente, con el activo en la parte superior y el pasivo y los fondos propios en la parte inferior. Independientemente de cómo se presente, el balance siempre sigue la fórmula:

Activo = Pasivo + Fondos propios

He aquí un formato simplificado para un balance básico:

1. Activo

Activo corriente (por ejemplo, efectivo, cuentas por cobrar, inventario)

Activos que no están activos actualmente, como el inmovilizado material.

2. Pasivo

• Las cuentas por pagar y los préstamos a corto plazo son ejemplos de pasivos corrientes.
• Pasivos que no pueden pagarse inmediatamente, como las deudas a largo plazo.

3. Patrimonio neto

Acciones ordinarias

4. Ganancias acumuladas

Este formato proporciona una estructura clara, lo que facilita la comparación de las distintas categorías y permite ver cómo gestiona la empresa sus finanzas. En empresas más grandes, puede haber más subcategorías en cada sección, pero la estructura general sigue siendo la misma.

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¿Un balance siempre cuadra?

Sí, un balance siempre debe cuadrar. El principio en el que se basa la ecuación del balance es que cada activo debe financiarse mediante deuda (pasivo) o inversión (capital). Si su balance no cuadra, es una señal de alarma. Esto podría significar que hay errores en los cálculos, que faltan entradas o que hay una categorización incorrecta de los activos, pasivos o fondos propios.

Al preparar un balance, pueden producirse errores en:

• Omitir entradas: Por ejemplo, no enumerar un activo o un pasivo.
• Valoración incorrecta: Declarar erróneamente el valor de activos como inventarios o propiedades.
• Registro inexacto del pasivo: No contabilizar determinadas deudas o préstamos.

Para asegurarse de que el balance cuadra, debe comprobar todas las entradas cuidadosamente y seguir los principios contables correctos. Comprobar dos veces los cálculos y revisar las fuentes de financiación ayudará a garantizar que el activo, el pasivo y el patrimonio neto coincidan.

¿Cómo preparar un balance básico?

La preparación de un balance implica varios pasos, pero si se sigue un enfoque estructurado, se puede garantizar la exactitud. He aquí cómo preparar un balance básico:

1. Enumere sus activos:

Empiece por identificar todos los activos que posee su empresa. Esto incluye activos corrientes (efectivo, cuentas por cobrar, inventario) y activos no corrientes (propiedades, equipos).

Para determinar el activo total, combina todas estas cantidades.

2. Enumere su pasivo:

• A continuación, identifique todos los pasivos. Empiece por el pasivo corriente, como las cuentas a pagar o los préstamos a corto plazo. A continuación, incluya el pasivo no corriente, como los préstamos a largo plazo o las hipotecas.
• El total puede calcularse combinando todos los pasivos.

3. Determina los fondos propios:

Calcule los fondos propios teniendo en cuenta los beneficios no distribuidos de la empresa y cualquier inversión adicional realizada por los accionistas.

Si se trata de una sociedad anónima, puede incluir acciones ordinarias y dividendos.

4. Asegúrate de los saldos del balance:

Suma el total del pasivo y el total de los fondos propios.

Compara esta cifra con el activo total. Si las cifras coinciden, el balance está equilibrado.

Es esencial ser minucioso al preparar un balance. Necesitas datos precisos de todos los departamentos, incluyendo inventario, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y nóminas, para completarlo correctamente.

¿Cuáles son los componentes de un balance?

Un balance se divide en tres componentes principales: activo, pasivo y patrimonio neto.

1. Activo:

• Activo circulante: Son activos que la empresa espera convertir en efectivo en el plazo de un año. Los activos corrientes más comunes son:
• Efectivo y equivalentes de efectivo: La forma más líquida de activos.
• La cantidad de dinero que los clientes deben a la empresa se conoce como cuentas por cobrar.
• Existencias: Mercancías disponibles para la venta.
• Activos no corrientes: Son activos a largo plazo que la empresa utiliza en sus operaciones y que normalmente no son líquidos. Algunos ejemplos son:
• Inmovilizado material: Son activos físicos utilizados en la empresa.
•  Activos intangibles: Pueden ser patentes, marcas o fondo de comercio.

2. Pasivo:

• Pasivo corriente: Son obligaciones que la empresa tiene que pagar en el plazo de un año. Algunos ejemplos son:
• Las cuentas por pagar son el dinero que la empresa debe a los proveedores.
• Préstamos a corto plazo: Cualquier deuda que deba devolverse en el plazo de un año.
• Pasivo no corriente: Son obligaciones que la empresa debe pagar más allá de un año. Algunos ejemplos son:
• Deuda a largo plazo: Préstamos o hipotecas con plazos de amortización superiores a un año.
• Pasivos por impuestos diferidos: Impuestos que se deben pero que aún no se han pagado.

3. Fondos propios:

• Acciones ordinarias: Dinero obtenido por la emisión de acciones.
• Beneficios no distribuidos: Beneficios que la empresa ha conservado y no ha repartido como dividendos.
• Capital desembolsado adicional: Dinero recibido de los inversores por encima del valor nominal de las acciones.

¿Cuál es la importancia de un balance?

Un balance es crucial por varias razones:

1. Evaluación de la salud financiera: Permite a la dirección, los inversores y los acreedores comprobar si la empresa es estable desde el punto de vista financiero. Al revisar el equilibrio entre activos, pasivos y patrimonio neto, las partes interesadas pueden determinar si la empresa tiene suficientes activos para cubrir sus pasivos.
2. Decisiones de inversión: Los inversores utilizan los balances para evaluar si una empresa es una buena inversión. Un balance sólido con poca deuda y mucho patrimonio neto puede indicar una empresa bien gestionada.
3. Aprobación de préstamos: Los prestamistas suelen revisar el balance de una empresa para decidir si le conceden un crédito. Una empresa con altos activos y bajos pasivos tiene más probabilidades de obtener condiciones de préstamo favorables.
4. Rendimiento de la empresa: El balance ayuda a la dirección a hacer un seguimiento del rendimiento de la empresa a lo largo del tiempo. Comparando balances de diferentes periodos, se pueden identificar tendencias, como el crecimiento de los activos o el aumento de la deuda.
5. Análisis de liquidez: Ayuda a las empresas a medir su liquidez mediante el cálculo de ratios como el ratio corriente y el ratio rápido, lo que ofrece una comprensión más clara de su capacidad para hacer frente a las obligaciones a corto plazo.

¿Cuáles son las limitaciones del balance?

Aunque el balance es una herramienta financiera esencial, tiene algunas limitaciones:

• Es una instantánea en el tiempo: Un balance refleja la situación financiera de la empresa en un momento concreto, pero ésta puede cambiar rápidamente. Por ejemplo, después de la fecha del balance, una empresa puede endeudarse más o vender activos, lo que no quedará reflejado.
• Coste histórico: Los activos suelen figurar en el balance a su coste de adquisición original, que puede no reflejar su valor de mercado actual. Esto puede dar lugar a discrepancias entre el valor contable de los activos y su valor real.
• No muestra el flujo de caja: El balance no proporciona información sobre cómo se mueve el efectivo en la empresa. Aquí es donde el estado de flujo de efectivo es más útil, especialmente para entender la liquidez.
• Exclusión de los activos intangibles: Algunos aspectos valiosos de una empresa, como la reputación de la marca o la fidelidad de los clientes, no figuran en el balance. Esto puede dificultar la evaluación del valor completo de una empresa.
• Subjetividad en las valoraciones: Algunas partidas del balance, como el fondo de comercio o la depreciación, implican estimaciones que pueden ser subjetivas. Diferentes empresas pueden valorar elementos similares de forma diferente, lo que puede dificultar las comparaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el objetivo principal de un balance?

Un balance muestra la situación financiera de una empresa en un momento determinado, detallando sus activos, pasivos y fondos propios.

¿Por qué debe cuadrar siempre un balance?

Debe cuadrar porque el valor total de los activos de la empresa es siempre igual a la suma de sus pasivos y fondos propios. Este es un principio básico de la contabilidad.

¿Qué diferencia hay entre un balance y una cuenta de resultados?

El balance ofrece una instantánea de la situación financiera de la empresa en una fecha determinada, mientras que la cuenta de resultados muestra los ingresos y gastos de la empresa durante un periodo de tiempo.

¿Puede un balance mostrar si una empresa es rentable?

No directamente. La rentabilidad se muestra en la cuenta de resultados, pero el balance proporciona información sobre la salud financiera general de una empresa.

¿Con qué frecuencia se prepara un balance?

Los balances suelen prepararse al final de cada periodo contable, ya sea mensual, trimestral o anualmente.

¿Qué son los fondos propios en un balance?

Los fondos propios representan el derecho de los propietarios sobre la empresa una vez pagados todos los pasivos. Asegúrate de que se incluyen las acciones ordinarias y los beneficios no distribuidos.

Conclusión

Disponer de un balance es esencial para comprender la situación financiera de una empresa en un momento dado. Proporciona una imagen clara de los activos, pasivos y fondos propios, que en conjunto reflejan la salud financiera de la empresa. Aunque tiene limitaciones, como el uso de costes históricos y la omisión de ciertos activos intangibles, sigue siendo crucial para la toma de decisiones, la inversión y la concesión de préstamos.

Mediante la preparación y revisión periódicas de los balances, las empresas pueden conocer a fondo su situación financiera, tomar decisiones con conocimiento de causa y planificar su éxito a largo plazo.