¿Cómo establecer un sistema de contabilidad para tu startup?

Un aspecto crucial para el éxito de una startup es mantener registros financieros precisos. Establecer un sistema de contabilidad sólido desde el principio le ahorrará tiempo, estrés y dinero. Aquí tienes la información que te ayudará a poner en marcha tu sistema de contabilidad.

Elija su método de contabilidad: Efectivo vs. Devengo

La primera decisión que debe tomar es qué método contable utilizar: el de caja o el de devengo.

• Contabilidad de caja: Este método registra las transacciones cuando se recibe o se paga el efectivo. Es sencillo y proporciona una imagen clara del flujo de caja.
• Contabilidad por devengo: Este método registra los ingresos y gastos cuando se devengan o incurren, independientemente de cuándo se reciba o pague realmente el efectivo. Proporciona una imagen más precisa de la salud financiera de su empresa a lo largo del tiempo.

Para la mayoría de las nuevas empresas, la contabilidad de caja es un buen punto de partida porque es sencilla y fácil de gestionar. Sin embargo, si planeas ampliar tu empresa rápidamente o buscar financiación externa, la contabilidad de ejercicio puede ser una mejor opción.

Abra una cuenta bancaria de empresa

Para mantener separadas sus finanzas personales y las de su empresa, debe abrir una cuenta bancaria comercial. Esto facilita el seguimiento de los ingresos y gastos de la empresa y simplifica la preparación de los impuestos.

• Elija el banco adecuado: Busque un banco que ofrezca condiciones favorables para las empresas, como comisiones bajas, fácil acceso al servicio de atención al cliente y herramientas útiles de banca electrónica.
• Tipos de cuentas: Es posible que necesite más de una cuenta, como una cuenta corriente para las transacciones diarias y una cuenta de ahorro para los impuestos o los fondos de emergencia.

Tener una cuenta dedicada a la empresa también refuerza la credibilidad ante clientes y proveedores.

Instalar un software de contabilidad

La contabilidad manual puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores. Invertir en un software de contabilidad puede agilizar el proceso y proporcionar información valiosa sobre los resultados financieros.

• Opciones populares: Programas como QuickBooks, Xero y FreshBooks son fáciles de usar y se adaptan a las pequeñas empresas. Ofrecen funciones como facturación, seguimiento de gastos e informes financieros.
• Soluciones basadas en la nube: Considera un software basado en la nube que te permita acceder a tus datos financieros desde cualquier lugar y colaborar con tu contable o tenedor de libros en tiempo real.

El software de contabilidad ayuda a automatizar muchos aspectos de la contabilidad, reduciendo el riesgo de errores humanos y ahorrando tiempo.

Integrar un sistema de cobros

Para asegurarte de que cobras a tiempo, establece un sistema de cobro que se integre con tu programa de contabilidad.

• Pasarelas de pago online: Servicios como PayPal, Stripe y Square te permiten aceptar pagos con tarjeta de crédito online. Estos sistemas pueden integrarse con tu software de contabilidad para registrar las transacciones sin problemas.
• Facturación: Utiliza tu software de contabilidad para crear y enviar facturas profesionales. Los recordatorios automáticos pueden ayudar a garantizar los pagos puntuales de los clientes.

Un sistema de pago racionalizado no sólo mejora el flujo de caja, sino que también mejora la experiencia de pago de sus clientes.

Implante un sistema de nóminas.

Si tiene empleados, la creación de un sistema de nóminas es crucial para garantizar que se les paga con precisión y a tiempo.

• Software de nóminas: Herramientas como Gusto, ADP y Paychex pueden gestionar el procesamiento de nóminas, el cálculo de impuestos y el cumplimiento de la legislación laboral.
• Registros de empleados: Mantenga registros detallados de los salarios, beneficios y deducciones de cada empleado.

Un sistema de nóminas eficiente le ayuda a cumplir la normativa fiscal y genera confianza entre sus empleados.

Genere informes financieros clave

Generar y revisar periódicamente informes financieros es esencial para controlar la salud financiera de su empresa.

• Cuenta de pérdidas y ganancias: Este informe muestra sus ingresos, gastos y beneficios durante un periodo concreto. Le ayuda a comprender su rentabilidad.
• Balance: Este informe ofrece una instantánea de la situación financiera de su empresa en un momento dado, mostrando activos, pasivos y patrimonio neto.
• Estado de tesorería: Este informe hace un seguimiento de las entradas y salidas de efectivo de su empresa, ayudándole a gestionar su liquidez.

Estos informes proporcionan información esencial para la toma de decisiones empresariales y le ayudan a identificar áreas de mejora.

Realice conciliaciones bancarias periódicas

La conciliación bancaria es el proceso de comparar los registros financieros de su empresa con los extractos bancarios para asegurarse de que coinciden.

• Frecuencia: Realice conciliaciones bancarias al menos una vez al mes para detectar las discrepancias a tiempo.
• Automatización: Utilice la función de conciliación bancaria de su programa de contabilidad para simplificar este proceso.

La conciliación bancaria periódica le ayuda a mantener registros financieros precisos y a detectar posibles errores o actividades fraudulentas.

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¿Cómo desarrollar una política de gastos empresarial?

Establecer una política de gastos clara le ayudará a controlar los costes y a garantizar la coherencia en la gestión de los gastos.

• Defina los gastos subvencionables: Especifique qué tipos de gastos son reembolsables, como viajes, comidas y material de oficina.
• Establezca límites: Establezca límites de gasto y procesos de aprobación para evitar gastos excesivos.
• Documentación: Exija a los empleados que presenten recibos e informes de gastos detallados.

Una política de gastos bien definida ayuda a gestionar el presupuesto con eficacia y reduce el riesgo de gastos no autorizados.

¿Deberá contratar a un contable?

Dependiendo de la complejidad de su empresa y de su nivel de comodidad con la contabilidad, puede plantearse contratar a un profesional contable.

• Si la contabilidad le lleva demasiado tiempo o si tiene dificultades para llevar registros precisos, puede que haya llegado el momento de contratar a un contable.
• Un contable profesional puede ahorrarle tiempo, garantizar la precisión y proporcionar valiosa información financiera.

La externalización de la contabilidad le permite centrarse en el crecimiento de su negocio, al tiempo que se asegura de que sus registros financieros están en buenas manos.

Recuerde que una contabilidad precisa y organizada no sólo le ayudará a cumplir los requisitos legales, sino que también le proporcionará información valiosa sobre la salud financiera de su empresa, lo que le permitirá tomar decisiones con conocimiento de causa y alcanzar el éxito a largo plazo.

Conclusión

Al elegir el método de contabilidad adecuado, abrir una cuenta bancaria, implantar un software de contabilidad, integrar un sistema de pagos, configurar las nóminas, generar informes clave, realizar conciliaciones bancarias periódicas, desarrollar una política de gastos y considerar la posibilidad de contratar a un contable, establecerá una base financiera sólida para su nueva empresa.