¿Cuál es la diferencia entre los paquetes de contabilidad de sobremesa y en la nube?

Cuando se trata de gestionar las finanzas de una empresa, elegir el software de contabilidad adecuado es fundamental. Con los avances tecnológicos, los empresarios se enfrentan ahora a dos opciones principales: los paquetes de contabilidad de sobremesa y el software de contabilidad basado en la nube. Ambos tienen sus propias ventajas e inconvenientes, y la decisión depende a menudo de las necesidades específicas de la empresa. 

En este blog, explicaremos las diferencias entre estos dos tipos de paquetes de contabilidad y le ayudaremos a entender cuál puede ser el más adecuado para su negocio.

Programas de contabilidad de sobremesa

El software de contabilidad de sobremesa se refiere a programas que se instalan directamente en el ordenador. Estos programas permiten a los usuarios gestionar sus finanzas sin necesidad de conectarse a Internet. Históricamente, el software de escritorio ha sido la opción preferida para muchas empresas.

Características del software de contabilidad de sobremesa:

• Requiere instalación: El software de escritorio se instala en un único ordenador o red. Esto significa que no necesitas acceso a Internet para utilizarlo, pero también significa que estás limitado a acceder a él en dispositivos específicos.
• Se compra una sola vez: Muchos programas de contabilidad de sobremesa se compran una sola vez. Usted paga por adelantado por el software y lo posee indefinidamente. Sin embargo, es posible que tenga que comprar actualizaciones o versiones más recientes a medida que se publiquen.
• Seguridad de los datos: Como los datos se almacenan localmente, las empresas tienen un control más directo sobre su información financiera. Sin embargo, esto también significa que la empresa es responsable de mantener copias de seguridad y garantizar que los datos están a salvo de posibles fallos de hardware.
• Personalización : Cuando se utiliza software de escritorio, ofrecen un mayor grado de personalización que permite a las empresas adaptar el sistema.

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Software de contabilidad en la nube

El software de contabilidad en la nube se aloja en línea y se puede acceder a él desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Este tipo de software ha ganado popularidad en los últimos años debido a su flexibilidad y accesibilidad.

¿Cuáles son las características del software de contabilidad en nube?

• Accesibilidad: se puede acceder al software de contabilidad en la nube en cualquier momento y lugar, siempre que haya conexión a Internet. Esto lo hace ideal para empresas con equipos remotos o individuos que necesitan acceder a sus cuentas desde múltiples ubicaciones.
• Modelo de suscripción: El software de contabilidad en la nube generalmente opera sobre una base de suscripción. Esto significa que las empresas pagan una cuota mensual o anual por utilizar el software. La cuota suele incluir actualizaciones, soporte y seguridad.
• Actualizaciones automáticas: El software en la nube se actualiza automáticamente, lo que garantiza que los usuarios siempre tengan acceso a las últimas funciones y parches de seguridad sin tener que actualizar manualmente sus sistemas.
• Copia de seguridad y protección de datos: Los datos se almacenan en la nube, lo que significa que las copias de seguridad son automáticas y gestionadas por el proveedor. Esto reduce el riesgo de pérdida de datos por fallos de hardware, aunque significa que dependes de las medidas de seguridad de tu proveedor de la nube.

Ventajas de la contabilidad de sobremesa:

• No se necesita Internet: Una de las mayores ventajas de la contabilidad de escritorio es que no necesita una conexión a Internet para acceder a su software. Esto puede ser beneficioso para las empresas situadas en zonas con conexiones a Internet poco fiables.
• Mayor control sobre los datos: Dado que los datos se almacenan localmente, tienes un control total sobre cómo se manejan, incluidos los protocolos de seguridad y los programas de copias de seguridad.

¿Por qué y qué contabilidad es mejor?

Elegir entre la contabilidad de sobremesa y la contabilidad en la nube depende de las necesidades de tu empresa, de tu presupuesto y de tus preferencias. Usted debe decidir estos factores cuando se confunde entre el software de contabilidad de escritorio o software de contabilidad en la nube –

Por qué la contabilidad en la nube puede ser mejor:

• Accesibilidad: Si tú o tu equipo necesitáis acceder a los datos financieros desde múltiples ubicaciones o dispositivos, la contabilidad en la nube es la mejor opción.
• Escalabilidad: A medida que su negocio crece, las soluciones basadas en la nube pueden escalar fácilmente con usted. Puedes añadir más usuarios o funciones sin tener que adquirir un nuevo software.
• Actualizaciones automáticas: No necesitas preocuparte por actualizar manualmente tu software o pagar por nuevas versiones.
• Rentable para las pequeñas empresas: Los modelos de suscripción ofrecen costes mensuales predecibles, que pueden ser más fáciles de gestionar que un gran pago inicial.

Por qué la contabilidad de escritorio puede ser mejor:

• No depende de Internet: Si le preocupa la fiabilidad de su conexión a Internet o prefiere no depender del acceso en línea, el software de escritorio puede ser una mejor opción.
• Ahorro de costes a largo plazo: Aunque el software de escritorio a menudo requiere un pago inicial más alto, puede ser más rentable a largo plazo, ya que sólo se paga una vez (excluyendo las actualizaciones).
• Personalización y control: El software de escritorio suele ser más personalizable y permite a las empresas un mayor control sobre cómo se almacenan y gestionan sus datos.

Comparación de costes entre la contabilidad en la nube y la contabilidad de sobremesa.

El coste es uno de los principales factores a la hora de elegir entre un software de contabilidad en la nube y uno de escritorio.

Costes de la contabilidad en la nube:

• Cuotas de suscripción: El software de contabilidad en la nube suele seguir un modelo de suscripción mensual o anual. Las tarifas pueden variar desde un paquete básico de bajo coste para pequeñas empresas hasta paquetes más caros con funciones avanzadas para empresas más grandes.
• Costes continuos: Con un modelo de suscripción, sigues pagando mientras utilices el software, lo que puede sumar con el tiempo.
• Actualizaciones y soporte incluidos: Las cuotas de suscripción suelen incluir actualizaciones de software y asistencia al cliente, por lo que no tienes que preocuparte por los costes adicionales de estos servicios.

Costes de la contabilidad de sobremesa:

• Compra única: Los programas de contabilidad de sobremesa suelen adquirirse una sola vez. Usted paga por adelantado por el software y lo posee indefinidamente.
• Costes de actualización: Si bien la compra inicial puede ser más barata a largo plazo, es posible que tenga que pagar por las actualizaciones o mejoras a versiones más recientes del software.
• Costes de asistencia: El soporte puede no estar incluido en el precio de compra, y las empresas pueden tener que pagar por servicios adicionales de soporte o asistencia técnica.

Diferencias entre el software en la nube y el software de escritorio.

Vamos a desglosar las diferencias clave entre el software de contabilidad en la nube y el software de escritorio:

Acceso:

Usted debe decidir estos factores cuando se confunde entre el software de contabilidad de escritorio o software de contabilidad en la nube –

Escritorio: Sólo accesible desde el dispositivo donde está instalado.

Coste:

Nube: Por suscripción, con cuotas continuas.

Sobremesa: Compra única, pero pueden aplicarse tarifas de actualización.

Copia de seguridad de datos:

En la nube: Copias de seguridad automáticas gestionadas por el proveedor.

Escritorio: Los usuarios deben gestionar sus propias copias de seguridad de los datos.

Actualizaciones de software:

Nube: Actualizaciones automáticas incluidas en la cuota de suscripción.

Escritorio: Se requieren actualizaciones manuales, a menudo con un coste adicional.

Seguridad:

Nube: La seguridad es gestionada por el proveedor, y normalmente se utiliza el cifrado.

Sobremesa: La empresa es responsable de gestionar la seguridad de los datos, las copias de seguridad y evitar accesos no autorizados.

Personalización:

Nube: A menudo menos personalizable, pero diseñada para facilitar su uso y accesibilidad.

Sobremesa: Más personalizable, lo que permite a las empresas adaptar las funciones a sus necesidades específicas.

Preguntas más frecuentes

¿Puedo utilizar la contabilidad en nube sin conexión a Internet?

No, la contabilidad en nube requiere una conexión a Internet para acceder a sus datos financieros, ya que se aloja en línea.

¿Es segura la contabilidad en nube?

Sí, la mayoría de los proveedores de contabilidad en nube aplican fuertes medidas de seguridad, como encriptación, copias de seguridad periódicas y protocolos de acceso seguro para proteger sus datos.

¿Se está quedando obsoleto el software de contabilidad de sobremesa?

Aunque la contabilidad en la nube es cada vez más popular, el software de contabilidad de sobremesa sigue siendo muy utilizado, especialmente por las empresas que prefieren un mayor control sobre sus datos y no necesitan acceso remoto.

¿Qué opción es más rentable?

La contabilidad en la nube es más rentable para las empresas que buscan costes mensuales predecibles y un mantenimiento informático mínimo. La contabilidad de sobremesa puede ser más barata a largo plazo, especialmente para las empresas que no necesitan actualizaciones frecuentes.

¿Con qué frecuencia tengo que actualizar el software de contabilidad de sobremesa?

Depende del proveedor de software. Algunos requieren actualizaciones anuales, mientras que otros las lanzan con más frecuencia. Los usuarios tendrán que comprar estas actualizaciones si quieren utilizar la última versión.

¿Pueden acceder varios usuarios a la vez al programa de contabilidad de sobremesa?

Sí, pero solo si el software admite el acceso multiusuario y la empresa ha establecido una red para ello. La contabilidad en nube facilita el acceso multiusuario sin configuraciones complejas.

Conclusión

Tanto el software de contabilidad de escritorio como el software de contabilidad en la nube tienen sus propias ventajas. Las soluciones basadas en la nube ofrecen flexibilidad, accesibilidad y actualizaciones periódicas, por lo que son ideales para empresas con equipos remotos o que necesitan datos en tiempo real. La contabilidad de sobremesa, por otro lado, da a las empresas más control sobre sus datos y puede ser más rentable a largo plazo para empresas con procesos estables. La elección correcta depende de las necesidades de su empresa, el nivel de acceso requerido y su presupuesto.