¿Cómo convertir QuickBooks Desktop a QuickBooks Online?

Es hora de cambiar a QuickBooks Online si deseas acceder a tu software de contabilidad desde cualquier lugar. En la mayoría de los casos, convertir QuickBooks Desktop a QuickBooks Online es rápido y sencillo. Si encuentras problemas, siempre puedes obtener ayuda gratuita de QuickBooks. Con la excepción de la versión para Autónomos, este artículo le ayudará en la transición de QuickBooks Desktop Pro o Premier a cualquier versión de QuickBooks Online.”

¿Por qué cambiar a QuickBooks Online desde Desktop?

Hay varios factores a considerar al Convertir QuickBooks Desktop a QuickBooks Online. Dado que QuickBooks Online es un producto basado en la nube, puedes acceder a tus datos en cualquier momento y desde cualquier lugar. En segundo lugar, en comparación con QuickBooks Desktop, QuickBooks Online es significativamente más fácil de usar en dispositivos móviles. Por último, QuickBooks Online es más adaptable que QuickBooks Desktop, ya que se integra con varios programas empresariales.

Beneficios de Convertir a QuickBooks en línea desde QuickBooks Desktop

• Una ventaja de convertir QuickBooks Desktop a QuickBooks Online es que es gratuito. 
• La edición en línea de Intuit no cobra por la importación de datos.
• Los informes de los años actuales y anteriores se pueden comparar fácilmente.

¿Cómo actualizar QuickBooks Desktop a QuickBooks Online en pasos sencillos?

Paso 1: Verificar los tamaños de archivo requeridos

Presiona F2 para abrir tu archivo de QuickBooks Desktop y encontrar el recuento total de objetivos. Si tu archivo tiene más objetivos de los permitidos, que son 350,000, puedes reducir la cantidad de objetivos comprimiendo tu archivo de QuickBooks. Si la compresión no funciona, deberás exportar datos específicos, como listas y saldos de cuentas.

Paso 2: Configurar los datos de QuickBooks Desktop para exportarlos a QuickBooks Online

Es aconsejable actualizar su archivo de QuickBooks tanto como sea posible antes de la conversión, para que su contabilidad esté al día mientras aprende a utilizar las nuevas funciones de QuickBooks Online. Antes de empezar, asegúrese de gestionar las nóminas, conciliar todas las cuentas bancarias y actualizar el inventario.

También es una buena opción realizar una copia de seguridad del archivo de la empresa por si algo sale mal. Es posible crear una copia de seguridad del archivo de datos seleccionando Archivo, Copia de seguridad de la empresa y, a continuación, Crear copia de seguridad local.

Nota: Antes de convertir a QuickBooks Online, QuickBooks aconseja que el archivo de su empresa debe estar en una unidad local. Si normalmente accede a su archivo de empresa desde una unidad de red, debe utilizar el archivo de copia de seguridad que acaba de hacer para convertir a QuickBooks Online restaurándolo en su sistema local.

Paso 3: Regístrese para obtener una cuenta de QuickBooks Online

Debe registrarse para obtener una cuenta QuickBooks Online si aún necesita obtener una. Antes de iniciar el procedimiento de conversión, vaya a QuickBooks Online y regístrese en la edición que desee. Llame a 1-802-778-9005 y pida ayuda si no está seguro de qué versión es la adecuada para su empresa.

Debe proporcionar los datos de su empresa al crear su cuenta de QuickBooks Online, incluidos el nombre, el tipo y la descripción de su empresa.

Paso 4: Configure el archivo de su empresa para exportarlo a QuickBooks Online

Vaya a QuickBooks Desktop e inicie sesión en la empresa que va a trasladar a QuickBooks Online. Seleccione Exportar archivo de empresa a QuickBooks Online en la opción Empresa de la barra de menú superior de su empresa de QuickBooks Desktop.

Al migrar sus datos de QuickBooks Desktop, QuickBooks le preguntará si desea exportar todos los datos de su empresa o sólo los datos seleccionados, como listas y saldos. Es posible que necesite exportar un conjunto de datos seleccionados si tiene más de 350.000 objetivos o si su archivo de escritorio está dañado.

Puede elegir exportar todas las listas de cuentas y saldos, sólo las listas seleccionadas como clientes, proveedores y trabajadores, o todas las listas de cuentas y saldos.

Paso 5: Exporte sus datos a QuickBooks Online

Su programa QuickBooks Desktop le pedirá que decida si desea migrar su archivo una vez que haya elegido los datos para exportar a QuickBooks Online o si desea probarlo primero. Haga clic en Mover ahora ya que su empresa QuickBooks Online ya ha sido configurada.

Indica si deseas importar el inventario en QuickBooks Online

Si actualmente llevas un registro del inventario, QuickBooks te preguntará si deseas importar el inventario en QuickBooks Online. Si respondes afirmativamente a esto, tu inventario se recalculará en QuickBooks Online utilizando el método de inventario PEPS (primero en entrar, primero en salir) desde la fecha de inicio proporcionada. Si no estás seguro de si deseas importar tu inventario, selecciona “no”. Siempre puedes importar tu inventario más adelante desde una hoja de cálculo de Excel.

¿Qué no se puede transferir de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online?

La mayoría de sus datos se importarán cuando se mueva de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online, sin embargo, ciertos elementos no se moverán, incluyendo:

Informes de conciliación de cuentas bancarias y tarjetas de crédito: Tan pronto como cambies a QuickBooks Online, deberás volver a ingresar tus conciliaciones a partir del punto en el que las dejaste en QuickBooks Desktop. Si no eliminas los archivos, aún puedes recuperar informes de conciliación antiguos de tu versión de escritorio si es necesario.

Cargos de tarjetas de crédito recurrentes: En el Centro de comerciantes, debes detener todos los cargos actuales de tarjetas de crédito recurrentes. Crea recibos de ventas recurrentes en QuickBooks Online para volver a crearlos una vez que hayas completado esta acción.

Rastro de auditoría: La única manera de conservar tu rastro de auditoría anterior es guardar una copia duplicada de tu versión de escritorio y los datos que contiene. Sin embargo, QuickBooks Online ahora ofrecerá un rastro de auditoría mejorado.

Inventario de QuickBooks para Mac: Si puedes acceder a una computadora basada en Windows, puedes transferir tu inventario allí, aunque no puedas hacerlo desde una Mac.

Informes: La variedad de informes en QuickBooks Online podría reemplazar muchos de los que has estado utilizando en la versión de escritorio. La solución ideal es encontrar un nuevo informe en QuickBooks Online y comenzar a utilizarlo.

Obtener ayuda profesional:

Si careces de conocimientos y crees que la transición a QuickBooks Online será una tarea que consumirá mucho tiempo, es preferible trabajar con un especialista en el área. Puedes comunicarte con nosotros llamando al 1-802-778-9005 y solicitar asistencia. Además, estos profesionales cuentan con años de experiencia en realizar estas conversiones y resolver cualquier problema o error que pueda surgir.

En resumen, pueden ayudarte a continuar tus actividades contables de inmediato y reducir significativamente el tiempo necesario para la conversión.

FAQs

¿Qué no convierte QuickBooks Desktop Online?

Asientos: El estado facturable de un asiento es el único aspecto que no se convierte. En QuickBooks Online, un asiento no puede convertirse en facturable. Las transacciones en su archivo de QuickBooks (como cheques y facturas) se convierten ocasionalmente en transacciones de diario general.

¿Por qué difiere QuickBooks Online de Desktop?

La principal diferencia entre QuickBooks Desktop y QuickBooks Online es que el primero es un programa basado en escritorio, mientras que el segundo es basado en la nube. Como resultado, utilizar QuickBooks Online para acceder a tus datos es más sencillo y conveniente, ya que todo lo que necesitas es un dispositivo con conexión a internet.

¿Por qué debería comprar QuickBooks Online?

Con QuickBooks, puedes completar fácil y convenientemente tus responsabilidades fiscales mientras realizas un seguimiento de las actividades financieras, incluyendo ingresos y gastos, costos de personal e inventario en tiempo real.

¿Cómo puedo transferir mis datos de QuickBooks Desktop Enterprise a QuickBooks Online?

Selecciona “Exportar archivo de la empresa a QuickBooks Online” en el menú “Compañía” en QuickBooks. Ingresa tu ID de usuario y contraseña cuando se te solicite en la ventana “Exportar a QuickBooks Online”. Acepta las reglas y regulaciones.

¿Cuál es el propósito de QuickBooks Desktop?

Puedes utilizar QuickBooks para crear y enviar facturas, gestionar y hacer seguimiento de las facturas pendientes, administrar el inventario, llevar un registro de la rentabilidad de proyectos, examinar informes financieros y más, dependiendo del producto y plan de QuickBooks que tengas.